La necesidad surgió a raíz de la falta de un espacio adecuado dentro del Ministerio que cumpliera con las regulaciones del Archivo General de la Nación. Este espacio es fundamental para conservar y administrar el acervo documental, el cual es de gran importancia para respaldar la gestión de la Entidad. La documentación almacenada es crucial para proporcionar respuestas a consultas de la ciudadanía, entes de control y entidades adscritas al Ministerio del Trabajo. Además, el archivo a custodiar incluía documentos internos como Historias Laborales y depósitos de Organizaciones Sindicales desde el año 1929.
“Custodia, almacenamiento y administración de 50.000 cajas de archivo”
Para abordar el desafío de almacenar y gestionar adecuadamente el acervo documental del Ministerio del Trabajo, se implementaron una serie de pasos debidamente planificados para poder realizar la custodia cumpliendo con la normatividad vigente y las caracteristicas técnicas solicitadas por el cliente.
Realizamos una evaluación detallada del espacio disponible y las condiciones actuales de almacenamiento.
Identificamos las necesidades específicas en términos de espacio, seguridad, y condiciones ambientales que cumplirían con las regulaciones del Archivo General de la Nación.
Incluimos la instalación de estanterías fijas y móviles, adecuadas para soportar el volumen de documentos previstos.
Validamos que el espacio de almacenamiento maximizará la eficiencia y garantizará la conservación adecuada de los documentos.
Aseguramos que las medidas de seguridad y las condiciones ambientales (temperatura y humedad) se mantuvieran dentro de los rangos recomendados para la preservación documental.
Creamos un sistema de inventarios detallado para mantener un registro preciso de todas las cajas y documentos almacenados.
Establecimos un cronograma para la recolección, transporte y disposición de documentos solicitados por el cliente.
Implementamos procedimientos para gestionar transferencias primarias y planificar el crecimiento futuro del archivo.
Realizamos auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento continuo de las regulaciones y estándares de calidad.
Este enfoque estructurado y sistemático garantizó la custodia y administración del Archivo de la entidad. La cual pudo satisfacer sus necesidades de almacenamiento documental y asegurar la disponibilidad de información crucial para la gestión de la entidad y las consultas de la ciudadanía.