Es incuestionable la relevancia de disponer de un inventario documental en las organizaciones. Aunque aparentemente no tenga importancia, indudablemente es uno de los elementos más cruciales que toda empresa debe poseer y gestionar. Esto se debe a las múltiples ventajas que brinda el sistema de administración documental, que posibilita que la empresa pueda unificar y gestionar todos sus documentos e información.
Para nadie es un secreto que las empresas afrontan un incremento en la cantidad de documentos, tales como presupuestos, peticiones de compras, pedidos, recibos, facturas, contratos, cuentas salariales, entre otros. Por lo tanto, se ha vuelto indispensable administrar eficazmente todos estos documentos e información. De esta manera, la custodia de documentos es un gran beneficio. Este servicio ofrece a las empresas la posibilidad de aumentar los niveles de seguridad.
¿Qué es el inventario documental?
El inventario documental se define como un instrumento de recuperación de información que tiene la capacidad de describir de manera precisa y exacta las series y asuntos ubicados en un fondo de documentos. Aunque este instrumento no tenga un alto grado de complejidad, el mismo se debe asumir con visión archivística y responsabilidad.
¿Por qué es importante tener un inventario documental completo y actualizado?
Un inventario documental completo y al día es un recurso que brinda múltiples ventajas para una empresa:
1. Incremento de la eficiencia en la gestión de documentos
Un registro documental facilita una administración más ágil y eficaz de los documentos. Tener un inventario de todos los documentos disponibles hace mucho más fácil su localización y acceso cuando se requiera. Esto economiza tiempo y recursos, posibilitando que los trabajadores se enfoquen en labores más eficientes.
2. Reducción de costos asociados a la búsqueda y recuperación de documentos
Mediante una actualización del inventario documental, se disminuyen los gastos vinculados a la búsqueda y recuperación de documentos. Al mantener un seguimiento exacto de la localización de cada documento, se previene el desperdicio de tiempo de los empleados en la búsqueda de documentos y se reduce el peligro de que se extravíen o se extravíen documentos.
3. Aseguramiento de la seguridad de la información almacenada
Un inventario documental al día ayuda a asegurar la protección de los datos guardados. Al tener conocimiento del lugar y la condición de cada documento, se pueden implementar acciones de seguridad apropiadas para salvaguardar la información sensible y prevenir accesos no permitidos.
¿Qué función tiene el inventario documental?
Cada empresa, independientemente de su magnitud, debería tener un inventario documental, ya que facilitará la administración correcta de sus documentos y proporcionará un acceso rápido y sencillo para la búsqueda de la información, asegurando la implementación de los procesos característicos de las organizaciones.
Es crucial comprender que el inventario documental se transforma en una puerta que abre las posibilidades para la correcta administración documental de cada empresa, ya que es evidente que todas no son idénticas y sus requerimientos no serán los mismos. Algunas requerirán identificar y conocer el archivo que se halla en los fondos acumulados, otras requerirán categorizar e identificar los documentos para determinar su duración y proceder a suprimir los que ya han completado su función, necesita entender y gestionar el flujo de documentación por razones de seguridad, mientras que otros buscan acelerar el flujo documental y las respuestas inmediatas a las necesidades empresariales. Por lo tanto, el Inventario Documental, junto con la implementación de las Tablas de Retención y/o Valoración Documental, son un instrumento potente para asistir a las empresas en su correcta administración de documentos.
Tipos de inventarios documentales
• Inventario general en proceso
Informe trimestral sobre expedientes en funcionamiento.
• Inventario de transferencia primaria
Informe anual, únicamente si lo pide el departamento para transferir expedientes que han finalizado su validez documental.
• Adquisiciones y Traslado de Documentos
Traslado regulado de fracciones de fondos documentales, una vez que han satisfecho el tiempo de permanencia establecido por las regulaciones vigentes.
Como se puede apreciar, la disposición del inventario se basa en el propósito que desempeñará y en la fecha de los documentos. Por ejemplo, en los inventarios destinados a ser eliminados, se anotan las series y/o subseries de documentos cuya organización se establece en las tablas de retención documental (TRD). Técnica archivística que nos muestra la duración de los documentos y su destino final, estos se categorizan como “Eliminación” o “Selección”.
Características del inventario documental
Un inventario adecuado debe tener las siguientes propiedades.
- Tendrá establecido el estándar para categorizar los documentos.
- Identificará el contenido de los documentos que se han guardado.
- Organizará la documentación de forma oportuna.
- Se ajustará al entorno de la organización.
- Aumentará los niveles de protección.
Beneficios del inventario documental
Los beneficios del inventario documental son múltiples, te presentamos los más destacados a continuación:
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