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Optimice sus flujos de trabajo y maximice la eficiencia con nuestro servicio de organización documental

Nuestro servicio de organización documental está diseñado para ayudarle a optimizar sus flujos de trabajo, reducir el tiempo de búsqueda de información y asegurar que todos los documentos estén correctamente almacenados y accesibles. Con nuestra experiencia y conocimiento en gestión documental, podemos proporcionarle las herramientas y soluciones necesarias para mejorar la eficiencia de sus procesos

La gestión eficiente de la información es un factor determinante para el crecimiento de las empresas, entidades y organizaciones. En este contexto, la organización documental  emerge como una herramienta vital para garantizar la integridad, accesibilidad y seguridad de los documentos empresariales. 

Colaborador de Protech Ingeniería Organizando Documentos
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¿Qué es la Organización Documental?

La organización documental es un proceso técnico que se enfoca en mantener la documentación de manera ordenada y clasificada de acuerdo con las necesidades específicas de la organización. Este proceso implica una serie de acciones archivísticas destinadas a garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos, facilitando así su búsqueda y recuperación cuando sea necesario.

Aspectos Clave de la
Organización Documental

Clasificación

El primer paso en el proceso de organización documental es la clasificación de los documentos. En este sentido, se lleva a cabo una revisión exhaustiva de la documentación con el fin de agruparla en categorías y subcategorías coherentes, respetando la estructura organizativa y las necesidades específicas de la empresa.

Ordenación

Una vez que los documentos han sido clasificados, se procede al ordenamiento de los mismos. Esta etapa implica establecer una estructura lógica y coherente para la disposición de los documentos, ya sea de forma alfabética, numérica, cronológica o geográfica, según sea apropiado para la naturaleza de la información.

Signatura

La signatura es un elemento crucial en el proceso de organización documental ya que consiste en asignar a cada documento un símbolo de codificación único que facilita su identificación dentro de la estructura de clasificación. Esto permite una rápida recuperación de la información cuando sea necesario.

Implementación de la Organización Documental
en la Gestión Documental

IMPORTANCIA

La organización documental desempeña un papel fundamental en la gestión documental de una empresa, ampliando los controles y la administración adecuada de la información en todas las etapas de su ciclo de vida. A continuación, se detallan los pasos clave para llevar a cabo este proceso dentro del marco de la gestión documental:

1

Clasificación de documentos

Proceso de categorizar documentos según su contenido o su función para agrupar en conjuntos.

2

Ordenamiento

Organización secuencial o por categorías de los documentos para facilitar su acceso y recuperación.

3

Depuración y disposición final

Eliminación o archivo de documentos obsoletos o no relevantes siguiendo normativas legales.

4

Foliación

Asignación de números secuenciales a los documentos para identificarlos de manera única.

5

Inventario

Registro detallado de todos los documentos presentes en el sistema de gestión documental.

6

Encarpetado

Agrupación de documentos relacionados en carpetas físicas o virtuales para una mejor organización.

7

Rotulado

Colocación de etiquetas o identificadores en los documentos para su rápida identificación.

8

Custodia y Almacenamiento

Responsabilidad de mantener y preservar los documentos de manera segura y accesible.

Beneficios de la
Organización Documental

La implementación de la organización documental ofrece una serie de beneficios significativos para las empresas, entre los que se incluyen:

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