Según el misterio gestión documental el Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
El inventario documental es una herramienta que ayuda a organizar y encontrar los documentos de forma rápida y precisa. Permite identificar los documentos tanto por su número de serie como por el tema que tratan. Por ejemplo, facilita a cualquier organización conocer los documentos que están pendientes de revisar, gestionar aquellos que están en diferentes almacenes, consultar información de otras oficinas, identificar los documentos que ya están obsoletos o que deben ser eliminados, y encontrar rápidamente los documentos que se necesitan.
¿Por qué resulta crucial establecer un inventario documental?
Realizar un inventario de documentos en una organización facilitará la descripción del contenido y optimizará la organización de los documentos producidos en un periodo específico (Mensual, bimestral, trimestral, semestral, anual).
Una empresa especializada en administración documental tiene la capacidad de asegurar la verificación documental de cada instante, es decir, la presencia o falta de una unidad de fondo documental, mediante un inventario archivístico. Por lo tanto, utilizar estos servicios puede ser ventajoso para la empresa, dado que se aseguran las mejores prácticas y la privacidad de los documentos de mayor relevancia.
¿Qué son los instrumentos archivísticos?
Para entender Qué son los instrumentos archivísticos, es necesario reconocerlos como herramientas normativas, técnicas y metodológicas que establecen directrices para el manejo adecuado de los documentos. Según el Archivo General de la Nación, estos instrumentos regulan aspectos clave como la clasificación, el tiempo de retención y las disposiciones finales de la documentación.
Ventajas de tener un registro de inventario de los documentos corporativos
Usualmente, en el procedimiento de inventario de los documentos se utiliza un Formato Único de Inventario Documental (FUID), que se debe completar para registrar los resultados y la administración del inventario.
Es crucial considerar que el inventario documental no es un instrumento inmutable, es decir, solo se efectúa una vez y no se renueva, de hecho, el inventario debe llevarse a cabo de forma periódica para lograr resultados y preservar las mejoras que se llevan a cabo tras el primer inventario.
Pasos para hacer un correcto Inventario documental
- Organización: Establece qué clase de documentos se incorporarán y en qué sectores se llevará a cabo el inventario.
- Identificación: Examina y registra todos los documentos presentes en la entidad, sean estos físicos o digitalizados.
- Categoría: Organiza los documentos de acuerdo a su categoría, objetivo o relevancia.
- Especificación: Observa los aspectos cruciales de cada documento, tales como título, fecha, creador, contenido, formato y localización.
- Clasificación: Otorga identificadores o etiquetas a los documentos para simplificar su localización.
- Retención: Define directrices para la preservación de los documentos en función de su valor y la duración requerida para su conservación.
- Revisión regular: Mantén el inventario al día revisándolo de manera regular.
Las mejores estrategias para mantener un Inventario documental al día
Para mantener un inventario de documentales al día, se deben adoptar algunas prácticas óptimas:
1. Estrategias para la gestión de documentos obsoletos
Es crucial establecer estrategias para administrar documentos anticuados o que ya no son requeridos. Esto abarca la revisión regular de los documentos y la supresión segura de aquellos que ya no son necesarios.
2. Actualizaciones periódicas del inventario documental
Es esencial realizar actualizaciones regulares del inventario de documentos. Esto conlleva la incorporación de nuevos documentos, la supresión de los documentos anticuados y la realización de las modificaciones requeridas para representar las modificaciones en los documentos ya existentes.
3. Mantenimiento de la precisión del inventario documental
Es fundamental conservar la exactitud del inventario documental en todo instante. Esto conlleva comprobar con regularidad la precisión de los datos almacenados en el inventario y rectificar cualquier fallo o desviación que se presente.
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