Es fundamental mantener un adecuado manejo de los documentos para cualquier negocio u organización. Tener un inventario documental bien estructurado facilita la administración de sus documentos y la información contenida en ellos, lo que contribuye a incrementar la eficacia laboral y a acatar las regulaciones legales. En este escrito, te detallamos qué significa el inventario documental, por qué es relevante y cómo implementarlo.
¿Qué es un Inventario archivístico?
El inventario archivístico es un procedimiento donde se reconoce, categoriza y documenta la documentación que posee una entidad. Significa llevar a cabo un inventario exhaustivo de los documentos, especificando aspectos como el tipo, contenido, fecha de generación, autor, localización y estado de preservación.
¿Por qué es importante el Inventario archivístico?
- ORGANIZACIÓN: Un inventario adecuado contribuye a mantener los archivos ordenados y simplifica el acceso a los datos.
- CONSERVCIÓN: Al identificar qué documentos existen, se pueden diseñar tácticas para salvaguardar la información relevante.
- EFICIENCIA: Entender dónde se encuentran los documentos ahorra tiempo al buscar datos.
- CUMPLIMIENTO LEGAL: Cumplimiento legal: Poseer un control apropiado de la documentación contribuye a acatar las leyes y regulaciones.
- TOMA DE DESICIONES: Tener un entendimiento claro de los documentos existentes facilita la toma de decisiones más fundamentadas.
Pasos para Hacer un Inventario archivístico
- Planificación: Establece qué clase de documentos se incorporarán y en qué sectores se llevará a cabo el inventario.
- Identificación: Examina y registra todos los documentos presentes en la entidad, ya sean físicos o digitales.
- Clasificación: Organiza los documentos de acuerdo a su categoría, objetivo o relevancia.
- Descripción: Observa los aspectos cruciales de cada documento, tales como título, fecha, creador, contenido, formato y localización.
- Indexación: Asigna identificadores o etiquetas a los documentos para simplificar su búsqueda.
- Conservación: Define normas para la preservación de los documentos en función de su valor y la duración requerida para su conservación.
Tecnologías para el Levantamiento de Inventario archivistico
El proceso de levantamiento de inventario archivístico ha experimentado una evolución significativa con el progreso de la tecnología, lo que ha simplificado la recolección, ordenación y administración de documentos de forma más eficaz y exacta. A continuación, se muestran ciertas de las tecnologías más empleadas en este procedimiento:
1. Software de Gestión Documental
Los sistemas de administración documental (DMS, en inglés) son instrumentos especializados creados para asistir en el almacenamiento, ordenamiento y recuperación de documentos. Estos sistemas posibilitan la creación de una base de datos unificada en la que se pueden guardar todos los documentos de la entidad, simplificando su acceso y administración. Además, numerosos DMS proporcionan características avanzadas como indexación automática, gestión de versiones y procesos de trabajo de aprobación.
2. Escáneres y Digitalización:
La transformación digital de documentos es un elemento esencial en la recopilación de inventario archivístico. Los escáneres de alta velocidad facilitan la transformación de documentos en archivos digitales que pueden ser almacenados, clasificados y administrados con facilidad en un sistema de administración documental. La digitalización no solo disminuye el espacio físico necesario para guardar documentos, sino que también simplifica su acceso y distribución, dado que pueden ser examinados desde cualquier aparato con conexión a la red.
3. Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR):
El OCR es una tecnología que facilita la transformación de documentos digitalizados en texto modificable y rastreable. Esto implica que los documentos digitalizados pueden ser procesados por programas que identifican caracteres y transforman imágenes de texto en texto digital que puede ser explorado y manejado de forma electrónica. El OCR resulta particularmente beneficioso para la indexación automática de grandes cantidades de documentos y para incrementar la exactitud en la extracción de datos.
4. Mayor Seguridad y Cumplimiento Normativo:
La transformación digital de documentos y la puesta en marcha de sistemas de administración documental pueden incrementar la seguridad y el acatamiento de las regulaciones. Los documentos digitales pueden ser resguardados mediante estrategias de seguridad sofisticadas, tales como encriptación de información, regulación de accesos basada en roles y registros de auditoría. Además, los sistemas de administración de documentos pueden contribuir a asegurar la observancia de regulaciones y normativas.
5. Tecnologías de Nube:
El almacenamiento en la nube ha transformado el manejo de documentos, posibilitando el acceso a distancia y la cooperación en tiempo real desde cualquier lugar. Las soluciones de administración de documentos en la nube proporcionan almacenamiento ampliable, protección sofisticada y sencillez para integrarse con otras aplicaciones de negocio. Esto simplifica la recopilación de inventario documental, dado que los documentos pueden ser guardados de manera centralizada y accesibles desde cualquier aparato con acceso a Internet.
6. Inteligencia Artificial:
Cada vez se utilizan más las tecnologías de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) en el levantamiento de inventario archivístico, con el objetivo de automatizar labores repetitivas y mejorar la exactitud en la categorización y ordenación de documentos. Los algoritmos de Inteligencia Artificial tienen la capacidad de examinar grandes cantidades de documentos para detectar patrones, categorizar datos y proponer etiquetas o categorías apropiadas, lo que acelera el proceso de inventariado y disminuye el trabajo manual.
Beneficios del Levantamiento de Inventario Documental
El levantamiento de inventario archivístico proporciona una gama de ventajas considerables para las entidades que optan por implementarlo. Estos beneficios van desde un incremento en la eficacia operacional hasta una administración más eficiente del riesgo y la conformidad. A continuación, se describen algunas de las ventajas más destacados:
Protech Ingenieria se distingue como un aliado experto en soluciones de inventario archivístico, proporcionando servicios completos para asistir a las entidades en la administración eficaz de su documentación. Protech Ingenieria, con una extensa experiencia en el sector y un enfoque enfocado en las necesidades particulares de cada cliente, se ha establecido como un líder en el sector.
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