Cómo implementar una Tabla de Retención Documental (TRD) en 4 pasos. Guía 2024
La gestión documental es esencial para el funcionamiento de cualquier empresa, y las Tablas de Retención Documental (TRD) juegan un papel fundamental en este proceso. Las TRD no solo facilitan el acceso a los documentos, sino que también aseguran el cumplimiento normativo y optimizan el almacenamiento y la gestión de los documentos. A continuación, se presenta una guía detallada y actualizada para implementar una TRD en 4 pasos, junto con la estructura, beneficios y consejos prácticos para su implementación en 2024.
1. ¿Qué es una Tabla de Retención Documental (TRD)?
Una Tabla de Retención Documental (TRD) es una herramienta de gestión documental que clasifica y organiza documentos en función de su ciclo de vida dentro de una organización. La TRD define cuánto tiempo deben conservarse los documentos en función de su tipo y el área de la empresa que los genera. Esto ayuda a las empresas a administrar de forma eficaz sus archivos, optimizando el espacio y asegurando el cumplimiento de las normativas legales.
2. Beneficios de implementar una Tabla de Retención Documental (TRD)
Implementar una Tabla de Retención Documental correctamente beneficia a las empresas en varios aspectos, dentro de los cuales podemos destacar:
- Cumplimiento legal y normativo. Al implementar una Tabla de Retención Documental (TRD) las empresas cumplen con las leyes y regulaciones sobre la conservación de documentos.
- Implementar una Tabla de Retención Documental, Facilita la organización y reducción de espacio de almacenamiento, minimizando costos operativos.
- Implementar una Tabla de Retención Documental permite acceder a documentos relevantes de manera más ágil y ordenada.
- Las TRD mantienen un control sobre los documentos y minimiza el riesgo de pérdida de información.
3. Estructura de una Tabla de Retención Documental (TRD)
La estructura de una TRD puede variar según la organización y su industria, pero en general, incluye los siguientes elementos:
Como implementar una Tabla de Retención Documental en 4 Pasos
Aquí te explicamos cómo implementar una TRD de forma práctica.
Paso 1: Análisis y clasificación de documentos
El primer paso es realizar un análisis detallado de todos los documentos que genera y recibe la empresa u organización. Esto implica:
- Identificar los tipos de documentos: Como contratos, informes financieros, correspondencias, etc.
- Clasificar los documentos: por áreas y funciones, asignando categorías específicas.
Consejo práctico
Consulte con cada departamento para asegurarse de que todos los tipos de documentos están considerados en el análisis.
Paso 2: Definir tiempos de retención
Para poder implementar una Tablas de Retención Documental es necesario establecer el tiempo que debe conservarse cada tipo de documento. Esta duración puede depender de:
- Normas legales: Algunos documentos tienen tiempos de retención especificados por la ley.
- Necesidades internas: Basado en el uso histórico o relevancia de ciertos documentos para decisiones futuras.
Consejo práctico
Consulte con el equipo legal para asegurarse de cumplir con las leyes en materia archivística aplicables en 2024.
Paso 3: Establecer la disposición final de los documentos
En este paso, se decide qué hacer con los documentos una vez que han cumplido su tiempo de retención. Las opciones pueden ser:
- Destrucción Segura: Para documentos que han cumplido su ciclo de vida y que ya no son necesarios.
- Archivado Permanente: Para documentos históricos o de referencia.
- Necesidades internas:Basado en el uso histórico o relevancia de ciertos documentos para decisiones futuras.
Digitalización y Almacenamiento en la Nube: Si los documentos se necesitan a largo plazo y el espacio físico es limitado.
Consejo práctico
La digitalización de documentos puede ser una excelente opción, especialmente en industrias que manejan grandes volúmenes de documentos.
Paso 4: Implementación y capacitación del personal
Una vez definida y estructurada la Tabla de Retención Documental (TRD), el siguiente paso es implementarla y capacitar al personal sobre su uso:
- Creación de procedimientos estándar: Para poder implementar una Tabla de Retención Documental se debe especificar cómo se deben manejar, almacenar y eliminar los documentos.
- Capacitación del personal: Las empresas deben ofrecer sesiones de capacitación para cada área, asegurando que el equipo se familiarice con la TRD.
- Revisión periódica: Las TRD se deben actualizar para reflejar cambios legales o nuevas necesidades de la empresa.
Consejo práctico
Realice auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de la TRD.
Consejos finales para Entender las Tablas de Retención Documental
Comprender y aplicar la implementación de una Tabla de Retención Documental es crucial para una gestión documental eficaz. Siguiendo buenas prácticas y manteniendo el sistema actualizado, las empresas pueden asegurarse de cumplir con las normas legales y mejorar su eficiencia en el manejo de archivos.
Aquí le damos algunos consejos finales para sacar el máximo provecho a su TRD y optimizar su implementación.
- Use herramientas digitales: Plataformas como SharePoint o sistemas de gestión documental ayudan a automatizar la retención y disposición de documentos.
- Manténgase actualizado: Las regulaciones pueden cambiar, así que revise su TRD periódicamente.
Involucre a cada departamento de su empresa: Cada área tiene sus propios requerimientos, así que su participación en la creación de la TRD es clave.
implementar una Tabla de Retención Documental efectiva en 2024 es un proceso estratégico clave para la organización de la información y la reducción de riesgos empresariales. Con esta guía paso a paso, cualquier empresa puede comenzar a estructurar e implementar una una Tabla de Retención Documental (TRD) que optimice su gestión documental, asegure el cumplimiento normativo y mejore la eficiencia operativa.
Sin embargo, es recomendable contratar a un experto en gestión documental para la creación, actualización y optimización de las TRD. La experiencia de un profesional asegura que las Tablas de Retención Documental cumplan con todas las regulaciones vigentes y se adapten a las necesidades específicas de la empresa u organización.
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Comment (1)
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