El RFID, con la capacidad de leer y escribir a distancia la amplia información que se encuentra en las llamadas tags RFID, cada vez tiene más usos y aplicaciones. Como se ha mencionado anteriormente en otros artículos del blog, la tecnología en sí ha existido desde hace mucho, experimentando un crecimiento exponencial en términos de funcionalidades proporcionadas y disminución de costos en años recientes. Esto es precisamente lo que nos permitirá implementar RFID en el sector de la administración de documentos.
Desde sus comienzos, RFID se enfocó en reemplazar el código de barras, lo que presenta una serie de beneficios significativos. No obstante, se han descubierto usos de RFID en diversos campos y de maneras inimaginables en un principio: seguridad, administración personal, logística, seguimiento de productos, administración de archivos.
¿Qué clase de RFID es aconsejable para el monitoreo de archivos?
La elección del tipo de RFID depende de su uso. Usualmente, existen cuatro clases de RFID: UHF (Frecución de Alta Frecuencia) ISO15693, ISO14443A y B. Existen otros tipos que no se emplean para el seguimiento de archivos.
Sugerimos el uso de una etiqueta UHF para el seguimiento de sus archivos, ya que posee un alcance de cerca de 30 pies, lo que resulta más que suficiente para seguir archivos a lo largo de su almacén o edificio de oficinas.
Características
- Revisión veloz de documentos etiquetados y embalajes, incluso cuando están apilados: Revisión en acumulación de documentos etiquetados que solo necesitan una separación minuciosa como el papel. Escribe y lee de forma segura a etiquetas apiladas, intercaladas o táctiles.
- Visibilidad en tiempo real: Entender cualquier documento en cualquier instante, economiza tiempo en la búsqueda de documentos. Con una eficiencia incrementada, se puede potenciar la productividad laboral a través de la distribución del tiempo economizado en más actividades de valor agregado. Reporte de monitoreo de la auditoría.
- Elaborar reportes de seguimiento de auditoría: Exhibir un resumen de documento. Esto facilita la localización de documentos extraviados y disminuye la pérdida de documentos.
¿Cómo funciona la gestión/seguimiento de archivos con RFID?
Las etiquetas RFID se vinculan a los documentos y archivos, y posteriormente se sitúan en los estantes. Se coloca un lector RFID en cada estantería para que, al pasar una etiqueta, recolecte la información de la misma y la transmita a un servidor o base de datos.
El lector puede ser un aparato portátil o ubicado firmemente en una pared para escanear de manera rápida múltiples elementos simultáneamente. Existen lectores que operan con baterías para poder utilizarse en zonas sin electricidad (como en un campamento de refugio en caso de sismo).
¿Dentro de qué rango puede encontrar un documento etiquetado específico?
El rango de localización de un documento etiquetado determinado variará según el tipo de etiqueta empleada y el lector. Las etiquetas suelen tener un rango de lectura de hasta 10 metros (33 pies), sin embargo, numerosos sistemas proporcionan rangos más extensos. Si requiere rastrear los documentos que se desplazan a grandes distancias, es probable que prefiera un rango de lectura más extenso que si sus documentos están muy próximos o no se desplazan excesivamente. En cualquier caso, no existe una respuesta “exacta” sobre cuánto deben estar distanciados sus lectores; todo se basa en lo que sea coherente con las necesidades de su empresa.
Componentes del sistema RFID para la gestión de documentos
Para desarrollar un sistema de administración de archivos RFID totalmente operativo, se requieren los siguientes elementos:
Principales funciones del RFID en gestión de documentos
1. Trazabilidad y localización
La implementación de RFID nos facilitará el conocimiento de la situación de un documento y su seguimiento en tiempo real, disminuyendo significativamente los periodos de espera vinculados a los métodos convencionales. La comprensión de la ubicación de los documentos va a facilitar la disminución de sus pérdidas y el efecto vinculado a ellas, además de una disminución significativa de los tiempos requeridos para su localización.
2. Seguridad
Tener los documentos identificados a distancia puede facilitar la implementación de mecanismos de seguridad que supervisen quién tiene acceso a ciertos documentos, o la emisión de ciertos documentos de zonas limitadas.
3. Línea de mando
Cuando contamos con etiquetas de lectura/escritura, podemos añadirlas a las mismas firmas para confirmar el contenido de los documentos.
En resumen, su implementación ofrecerá una serie de beneficios, siendo el más destacado la oportunidad de incorporar los documentos que poseemos en medio físico, usualmente papel, en nuestro sistema de administración de la organización, permitiendo realizar funciones de seguimiento, localización, seguridad.
Etiquetas RFID compatibles con la gestión documental
Para administrar o seguir el rastro de documentos, requiere una etiqueta pequeña y discreta. Además, requiere una etiqueta que requiera un procedimiento de adhesión simple, como una autoadhesiva. Así pues, algunas clases de etiquetas resultan perfectas para la gestión de documentos.
Etiquetas de papel
Como su nombre sugiere, estas etiquetas se fabrican de papel con una incrustación dentro de ella. Son de tamaño reducido y se pueden insertar con facilidad en las tapas de los documentos.
Etiquetas de incrustación húmeda
En contraste con una etiqueta, una incrustación únicamente incluye una antena y un chip RFID, ubicados en un sustrato fino. Las adherencias húmedas son adherencias con un reverso adhesivo. El principal beneficio de una incrustación radica en que necesita escaso espacio para su instalación. Además, pueden ser instaladas sobre papel. Así pues, para documentos o documentos de relevancia, se puede realizar una incrustación húmeda.
Etiquetas de incrustación seca
Son similares a las incrustaciones húmedas, pero no poseen un lado adhesivo, por lo que necesitas aplicar el adhesivo de forma manual antes de usarlo.
Etiquetas autoadhesivas de poliéster
El poliéster es impermeable al agua; estas etiquetas poseen una incrustación de poliéster revestida. Son versátiles y poseen un reverso que se adhiere.
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