¿Qué es gestión documental ?
La gestión documental se refiere al conjunto de prácticas, normas y tecnologías utilizadas para administrar los documentos de una organización de manera digital. Esto incluye tanto los documentos recibidos como los creados internamente. Es fundamental para mantener la integridad, accesibilidad y eficiencia de la información dentro de una organización, ya que reemplaza los métodos tradicionales de gestión en papel, mejorando la operatividad y reduciendo los riesgos asociados con la pérdida o el deterioro de documentos físicos.
Un Sistema de Gestión Documental Digital (DMS) es una solución tecnológica que permite almacenar, organizar y gestionar de forma digital los documentos de una organización. Funciona como un sistema centralizado que reemplaza el uso de archivos físicos, promoviendo la digitalización de documentos y facilitando su acceso y búsqueda. Además, ofrece funcionalidades como control de versiones, flujos de trabajo, colaboración en tiempo real, seguimiento de cambios y gestión de permisos de acceso, elementos esenciales para optimizar.
¿Cómo se ejecutan los procesos de gestión documental digital en tu empresa?
La gestión documental digital implica el conjunto de procedimientos orientados al proceso de trámite, almacenamiento y recuperación de documentos y datos relevantes, específicamente en formato digital, que son cruciales para el manejo interno de una organización. Este proceso es sistematizado y detallado, ya que busca clasificar y gestionar los archivos electrónicos de manera eficiente, permitiendo una adecuada automatización que impulsa a la compañía hacia una mejora constante.
Además, la administración de la gestión documental digital se realiza mediante la implementación de normas técnicas y herramientas que garantizan una gestión eficiente de los archivos electrónicos. Este tipo de gestión optimiza el uso de los recursos, asegurando que los documentos estén disponibles en el momento adecuado y sean accesibles para las personas autorizadas.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
El sistema de gestión documental digital (DMS) es una solución tecnológica que asiste a las empresas en el procesamiento, recolección, almacenamiento, administración y monitoreo de los documentos. Mediante una administración exacta de la información vital de la empresa, puedes establecer procesos que se inicien, ejecuten y finalicen de manera estable, previsibles y cuantificables. En este sentido, es prácticamente inviable diseñar e implementar procesos de negocio y flujos de trabajo digitales confiables sin un sistema de gestión documental digital con todas las funcionalidades.
Algunos componentes del sistema de gestión documental digital son:
El dispositivo de archivado de documentos: Es en este lugar donde se guardan los documentos y la información relacionada. Según cómo optes por configurar tu gestor de documentos, el repositorio podría encontrarse en la nube o en el entorno local. Las alternativas en la nube generalmente son más escalables y menos costosas, aunque las exigencias de cumplimiento normativo de ciertos sectores pueden requerir que los documentos se guarden en servidores internos.
Un visor de documentos: Es un elemento fundamental de la interfaz de usuario. Es donde las personas tienen la posibilidad de visualizar documentos e imágenes en sus computadoras o aparatos móviles. El sistema de administración documental más avanzado puede visualizar PDF, JPG, TIF, dibujos CAD y otras versiones de imágenes, además de mostrar documentos electrónicos en sus formatos originales.
Herramientas de flujo de trabajo: Las herramientas de flujo laboral envían los documentos a los empleados o grupos dentro de tu compañía, o a clientes o socios comerciales fuera de ella. Las mejores soluciones de administración de documentos brindan alternativas para perfeccionar y automatizar los procesos laborales con el objetivo de economizar tiempo y recursos.
Clasificación para una búsqueda eficaz: La información del índice categoriza los documentos e identifica las clases de estos. La indexación te facilita trasladar los documentos por los flujos de trabajo apropiados y localizarlos posteriormente.
Capacidades de OCR: OCR implica Reconocimiento de Caracteres por Óptica. Es una tecnología que transforma el texto de las imágenes en información que puede ser empleada por el sistema corporativo. Por ejemplo, un instrumento de OCR tiene la capacidad de obtener toda la información de un currículum y cargarla en un sistema de monitoreo de aspirantes.
Herramientas de búsqueda: Las herramientas de búsqueda facilitan a tu equipo limitar los resultados para localizar el documento que requieren. Según tus criterios y la configuración de tu sistema, tendrás la posibilidad de buscar por tipo de documento, valores de índice, palabras clave y texto integral.
Alternativas de integración: Las alternativas de integración te facilitan el uso conjunto de tu sistema de administración documental con tu sistema de contabilidad, ERP u otras soluciones.
¿Cómo ha evolucionado la gestión documental digital?
Ya conoce los elementos clave y la descripción de la gestión documental digital, y que actualmente se está experimentando una transición hacia soluciones basadas en la nube. A continuación, observemos su progreso. La fase inicial son los sistemas fundamentales de recopilación y almacenaje de documentos. La segunda etapa implica la implementación de sistemas avanzados que administran los contenidos de toda la compañía. Finalmente, la tercera etapa engloba los servicios de contenidos, poniendo especial atención en la interconexión.
1. Sincronizar y compartir archivos de empresa
Es la modalidad de sistema más elemental y lucrativo para sincronizar, guardar y distribuir documentos, imágenes y vídeos en múltiples tablets. Algunas soluciones también facilitan la distribución de documentos y el monitoreo de las versiones. No obstante, la sencillez de este sistema tiene sus restricciones: solo proporciona un control restringido o inexistente sobre los flujos de trabajo.
2. Gestión de contenidos empresariales (ECM)
Estos sistemas mantienen una mayor conexión con los procedimientos y procesos de una compañía y resultan apropiados para la administración de contenidos y la realización de metas corporativas. Las empresas obtienen la habilidad de recolectar, guardar, ordenar, tener acceso y difundir información. Además, estos sistemas se encuentran fuertemente incorporados en la infraestructura informática de una empresa, enfocándose en la mejora de los procesos y la automatización de los flujos de trabajo.
3. Servicios de contenidos modernos
Los servicios de contenidos se componen de un ecosistema de sistemas o aplicaciones de menor tamaño y con objetivos concretos. Las plataformas de servicios de contenidos cuentan con sus propios directorios y pueden vincularse de manera sencilla con otras aplicaciones mediante una API.
Los actuales servicios de contenidos representan el equilibrio perfecto entre los dos niveles previos: resultan lucrativos y simultáneamente proporcionan soluciones personalizadas para mejorar ciertos procesos.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión documental?
Las mesas repletas de montañas de papel y las estanterías repletas de numerosos archivos continúan siendo comunes en numerosas oficinas. El desenlace es el habitual trabajo de oficina donde buscar y archivar documentos se transforma en un derroche de tiempo y recursos. La respuesta a este método de trabajo ineficaz reside en los beneficios de un sistema de gestión de documentos digital:
1. Menos papel: reducción de gastos y esfuerzo debido a la administración digital de documentos.
Es el primer paso para convertirse en una oficina sin papeles y deshacerse de procedimientos ineficientes en la gestión de documentos en papel:
2. Cumplimiento y protección mediante un gestor de documentos
Es fundamental guardar adecuadamente la documentación crítica para garantizar la continuidad del negocio. Además, asegura que las relaciones con los clientes no se vean amenazadas debido a la pérdida de información relevante.
Con un administrador documental, la información confidencial se resguarda y se resguarda mientras se divulga dentro de la compañía (administración documental a prueba de auditoría). Proporciona una alta protección de los datos debido a las robustas estrategias de recuperación de catástrofes.
3. Integración rápida y sencilla
La integración entre aplicaciones y plataformas es fácil y asegura un intercambio de datos seguro y fluido entre los individuos. Estos sistemas también tienen la posibilidad de fusionarse con los que se emplean actualmente, asegurando una infraestructura documental consistente y la automatización de los procedimientos. Además, es posible manejar diversos sistemas.
4. Mejora de la productividad y la automatización en áreas clave de la empresa
Un gestor de documentos soluciona este problema al facilitar la captura, almacenamiento, procesamiento y búsqueda de documentos, y automatizar los procesos de trabajo. En realidad, cuando las herramientas de automatización se encuentran accesibles en toda la organización, algunas áreas comerciales se benefician particularmente.
5. Desde donde sea: trabajo flexible sin importar la ubicación
En el ámbito laboral contemporáneo, existe mucho a favor de un modelo de trabajo autónomo tanto en términos de ubicación como de tiempo. Los trabajadores valoran los múltiples beneficios del trabajo desde casa, tales como el ahorro de tiempo y gastos al no necesitar trasladarse a la oficina y la generación de un balance ideal entre la vida profesional y personal. Sin embargo, las empresas mismas también se favorecen de este principio y pueden economizar grandes cantidades de dinero.
6. Un gestor documental garantiza mayor sostenibilidad en las empresas ecológicamente responsables
Ya hemos destacado el posible ahorro financiero del papel, un recurso que se está volviendo cada vez más costoso. Sin embargo, por supuesto, cada hoja de papel que no se debe consumir a través de un gestor de documentos también favorece al entorno natural. Si se considera que cada trabajador “imprime” un promedio de 0,68 árboles de papel anuales, la magnitud del potencial ahorro de recursos es más que evidente. Adicionalmente, la transformación digital y la automatización de los procesos empleados mediante un sistema de administración de documentos potencian la sostenibilidad de la empresa.
