La gestión de inventario documental es una herramienta archivística esencial que permite identificar de manera precisa y específica la documentación, ya sea por una serie preestablecida o por el asunto que contenga el documento requerido. Mediante las organizaciones pueden conocer con exactitud los documentos, administrarlos, ubicarlos en diferentes almacenes, consultar información adquirida de otras oficinas, diferenciar los documentos obsoletos de los que están listos para suprimir, y hallar rápidamente los documentos para su correcta identificación, entre otros beneficios. Esta herramienta optimiza la gestión documental y mejora la eficiencia organizacional.
¿Qué es el inventario documental?
La gestión de inventario documental es un proceso crítico que permite identificar, clasificar y registrar toda la documentación que posee una entidad. Consiste en realizar un inventario detallado de los documentos, especificando aspectos como el tipo, el contenido, la fecha de creación, el autor, la ubicación y el estado de conservación. Este proceso es vital para mantener un control adecuado de la documentación y asegura que los documentos sean fácilmente accesibles y gestionables.
¿Por qué resulta crucial establecer un inventario documental?
Una empresa especializada en el inventario documental tiene la capacidad de garantizar la comprobación documental en cualquier momento, es decir, la existencia o ausencia de una unidad de fondo documental, a través de un inventario archivístico. Las empresas pueden asegurar prácticas óptimas y la privacidad de los documentos más importantes, lo que contribuye a un manejo más eficiente y seguro de la información dentro de la organización.
Beneficios de una buena gestión de inventario documental
- Gestión inventario documental permite realizar un seguimiento de los documentos existentes y garantiza un alto nivel de protección para aquellos documentos que lo requieren, lo cual es fundamental para la seguridad de la información.
- La gestión de inventario documental facilita el reconocimiento de la información en formato digital, especialmente en empresas que están en proceso de digitalización, incluso cuando se realiza un inventario físico.
- Con la gestión de inventario documental, el período de conservación de los documentos es más conveniente, ya que, al tener un inventario bien organizado, se reduce la probabilidad de que los documentos se extravíen, dañen o eliminen por error.
- Un sistema eficiente de gestión de inventario documental mejora la situación legal de la empresa, ya que la disposición de los documentos debe cumplir con normas preestablecidas y garantizar el cumplimiento de la legislación vigente.
Es importante recordar que el gestión de inventario documental no es un proceso estático. En realidad, debe ser actualizado de manera regular para obtener resultados óptimos y mantener las mejoras realizadas después de la primera recopilación del inventario documental.
¿Por qué es importante el inventario documental?
1. Organización:
Gestión de inventario documental ayuda a mantener los archivos organizados, facilitando el acceso a la información y mejorando la eficiencia operativa.
2. Seguridad:
Un buen sistema de gestión de inventario documental contribuye a proteger la información, permitiendo la creación de estrategias efectivas para resguardar los documentos más valiosos.
3. Funcionamiento:
La gestión de inventario documental mejora el funcionamiento de la empresa, ya que la localización de documentos se vuelve más rápida, ahorrando tiempo en la búsqueda de información.
4. Normativo:
Mantener un control adecuado de la documentación mediante gestión de inventario documental ayuda a la empresa a cumplir con las leyes y normativas aplicables.
5. Toma de decisiones:
La gestión de inventario documental facilita la toma de decisiones, ya que proporciona una visión clara y precisa de los documentos disponibles para consulta.
Métodos para la recolección de documentos
El procedimiento de recopilación del gestión de inventario documental ha evolucionado notablemente gracias a los avances tecnológicos, lo que ha permitido mejorar la recolección, organización y gestión de los documentos de forma más eficiente y precisa. Entre las tecnologías más utilizada se encuentran los softwares especializados que permiten gestionar inventarios tanto físicos como digitales.
Las mejores tácticas para mantener un inventario de documentos actualizado
Para mantener un inventario documental actualizado, es necesario implementar ciertas prácticas ideales:
