Publicado
Marzo 30, 2024
Categoría
Digitalización / Organización
Cliente
INTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU
Cómo el Procesamiento Técnico Documental y la Digitalización Optimizaron la Gestión Documental del Instituto de Desarrollo Urbano
01. El desafío y la solución caso de éxito digitalización
El principal desafío que el IDU enfrentaba era la necesidad de organizar, procesar técnicamente y digitalizar parte de su acervo documental. Esta tarea resultaba fundamental para modernizar su sistema de información de gestión documental y garantizar el acceso oportuno a los registros críticos.
Nuestra solución consistió en implementar un plan integral de procesamiento técnico documental y digitalización, adaptado específicamente a las necesidades del IDU. Esto incluyó la evaluación exhaustiva de sus requisitos, la selección de las tecnologías y metodologías más adecuadas, y la ejecución de un proyecto piloto que sentó las bases para un despliegue a gran escala.
02. Proceso de Digitalización y procesamiento técnico.
Durante el proceso de digitalización y organización documental, nuestro equipo de expertos en gestión documental siguió un enfoque metódico para garantizar resultados óptimos:
01
Evaluación de Requisitos
Realizamos un análisis detallado de las
necesidades del IDU en cuanto a procesamiento técnico, digitalización, indexación y gestión de archivos.
02
Diseño de la Solución
Desarrollamos un plan de implementación que abordara todas las etapas del proceso, desde la captura de documentos hasta la integración con el sistema de información de gestión documental del IDU.
03
Ejecución del Proyecto
Nuestro equipo de profesionales llevó a cabo el procesamiento técnico de los documentos, la digitalización de los registros y la carga de los metadatos en el sistema de información.
04
Seguimiento y Optimización
Realizamos un monitoreo constante del proyecto, ajustando los procesos según fuera necesario y brindando capacitación al personal del IDU para garantizar una transición fluida.
03. Resultado
- Gracias a la implementación de nuestros servicios de procesamiento técnico documental y digitalización, el IDU logró transformar su sistema de gestión documental, obteniendo resultados tangibles:
- Optimización de los procesos de archivo y consulta de documentos, lo que se tradujo en una mayor eficiencia operativa.
- Mejora en la seguridad y preservación de los registros críticos mediante la digitalización y el respaldo de la información.
- Cumplimiento de los requisitos normativos y legales relacionados con la gestión documental.
- Mayor accesibilidad a los documentos, facilitando la toma de decisiones y la atención a los usuarios.
- Nuestra solución integral permitió al Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) optimizar su sistema de gestión documental, fortaleciendo la organización, el procesamiento y la digitalización de sus archivos. Este proyecto representa un claro ejemplo de cómo los servicios de gestión documental pueden transformar las operaciones de una organización, generando beneficios tangibles en términos de eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo.
