En el entorno de la Document Management y los servicios asociados, el papel de la metadata en la gestión de documentos adquiere una relevancia creciente. Cuando una organización implementa una buena estrategia de gestión documental, es fundamental entender cómo la metadata en la gestión de documentos actúa como soporte esencial para la administración, organización, acceso y conservación de los documentos. La gestión documental no se limita únicamente al almacenaje físico o digital de documentos, sino que abarca todo el ciclo de vida: generación, captura, organización, acceso, preservación y disposición final. En ese sentido, la metadata en la gestión de documentos permite que los servicios de Document Management sean eficaces, ágiles y adaptados a las necesidades de las entidades.
¿Por qué la metadata es clave en la gestión documental y en los servicios de archivo?
La metadata en la gestión de documentos se refiere a los datos que describen otros datos, o dicho de otra forma: los datos sobre los documentos, su origen, contexto, estructura y administración. En un sistema de gestión documental, la metadata en la gestión de documentos es esencial para clasificar, recuperar y explotar correctamente los activos documentales. La Document Management y sus servicios se benefician de la metadata en la gestión de documentos porque garantizan que los documentos no solo están almacenados, sino que pueden ser encontrados cuando se necesitan, entendidos en su contexto, y gestionados eficientemente a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, en una organización que presta servicios de gestión documental, la metadata en la gestión de documentos va a permitir que un archivo escaneado o un documento digitalizado tenga asignados elementos como fecha de creación, autor, categoría de archivo, nivel de acceso, entre otros campos. Sin esa metadata en la gestión de documentos adecuada, la gestión documental se ve comprometida: encontrar un documento puede convertirse en una tarea lenta, los servicios de archivo pueden fallar en garantizar la trazabilidad y la preservación, y la eficiencia operacional se reduce.
Según la guía de metadatos del Archivo General de la Nación de Colombia, los metadatos permiten que los documentos sean auténticos, íntegros, confiables, utilizables y que mantengan valor probatorio a lo largo del tiempo. Esta afirmación subraya la importancia de la metadata en la gestión de documentos desde la perspectiva de la gestión documental institucional y de los servicios destinados a archivar, conservar y permitir el acceso a la información.
Tipos de metadata en la gestión de documentos aplicados a la gestión documental
Al abordar la metadata en la gestión de documentos en el marco de los servicios de gestión documental, es útil distinguir varias categorías que impactan directamente en cómo se gestionan los documentos y los servicios relacionados:
Metadata descriptiva:
n la gestión de documentos y sus servicios, esta metadata en la gestión de documentos incluye información como el título del documento, el autor, la fecha de creación, el resumen o palabras clave. Su función dentro de la gestión documental es facilitar la identificación rápida del contenido.
Metadata estructural:
Para la gestión documental con servicios de archivo o de gestión de documentos electrónicos, la metadata en la gestión de documentos estructural indica cómo está organizado el documento: su división en secciones, la relación con otros documentos, su posición en una serie documental.
Metadata administrativa:
En los servicios de gestión documental, la metadata en la gestión de documentos administrativa informa sobre derechos de autor, políticas de acceso, versiones del documento, responsables de custodia, historial de cambios, etc.
Cuando los servicios de gestión documental incorporan correctamente la metadata en la gestión de documentos, se consigue que los documentos no queden aislados en un repositorio sin contexto, sino que formen parte de un sistema coherente, apto para recuperar, auditar, compartir y conservar. En resumen: la metadata en la gestión de documentos es el motor que potencia los servicios de gestión documental.
Cómo la documentación de metadata apoya los servicios de gestión documental
Para que la metadata en la gestión de documentos cumpla su cometido dentro de la gestión documental y los servicios asociados, es indispensable que exista una documentación clara, coherente y estructurada que guíe los procesos de gestión, archivo y recuperación. Esta documentación se convierte en la base que soporta la metadata en la gestión de documentos: define estándares, roles, procedimientos y herramientas.
En los servicios de gestión documental se recomienda seguir ciertos pasos críticos para asegurar que la metadata en la gestión de documentos esté bien integrada:
Un ejemplo de buen servicio de gestión documental que incluye la metadata en la gestión de documentos es el esquema del Secretaría General de Bogotá, conocido como Embda 2.0, que resalta cómo la implementación del esquema de metadatos aporta beneficios tangibles a la gestión documental y a los servicios de archivo y gestión de documentos.
La documentación que soporta la metadata en la gestión de documentos no sólo facilita su creación y mantenimiento, sino que también mejora la gobernanza de la información en la gestión documental y en los servicios relacionados, permitiendo que la entidad controle su flujo documental, asegure su valor y optimice recursos.
Beneficios que aportan los servicios de metadata en la gestión de documentos dentro de la gestión documental
Cuando la metadata en la gestión de documentos se implementa correctamente dentro de un sistema de gestión documental y servicios de archivo/gestión documental, se obtienen múltiples beneficios tanto para la organización interna como para la calidad de los servicios de gestión documental ofrecidos:
Búsqueda rápida y precisa:
La metadata en la gestión de documentos permite que los usuarios de los servicios de gestión documental encuentren los documentos que necesitan con mayor velocidad y precisión, reduciendo el tiempo perdido en la localización.
Mejora en la colaboración y los servicios compartidos:
Gracias a la metadata en la gestión de documentos bien estructurada, los equipos y departamentos que interactúan con los servicios de gestión documental pueden compartir y trabajar sobre documentos organizados, lo que mejora la eficiencia del servicio de gestión documental.
Preservación a largo plazo mediante servicios de gestión documental:
La metadata en la gestión de documentos asegura que los documentos gestionados por los servicios de gestión documental sean accesibles y usables en el tiempo, incluso cuando cambian las tecnologías o los sistemas de gestión documental evolucionan.
Cumplimiento normativo y reducción de riesgos:
En sectores donde la gestión documental y los servicios de gestión de documentos tienen gran peso regulatorio (salud, finanzas, administración pública), la metadata en la gestión de documentos ayuda a evidenciar la autenticidad, integridad y trazabilidad de los documentos gestionados. Por ejemplo, la guía de metadatos del Archivo General de la Nación subraya que los metadatos permiten satisfacer los procesos de trabajo y cumplir con la gestión documental.
Optimización de los recursos del servicio de gestión documental:
Al tener metadata en la gestión de documentos consistente y bien gestionada, se reduce el costo y el esfuerzo dedicados a tareas manuales de clasificación, búsqueda o recuperación en los servicios de gestión documental.
En conjunto, estos beneficios hacen evidente que la metadata en la gestión de documentos no es un extra opcional en los servicios de gestión documental, sino un eje estructural que incrementa la eficacia, eficiencia y calidad de dichos servicios.
Tendencias del futuro en los servicios de metadata en la gestión de documentos y la gestión documental
El horizonte de la gestión documental y los servicios que la acompañan está marcado por el avance tecnológico y la creciente complejidad de los flujos de información. En este futuro, la metadata en la gestión de documentos desempeñará un papel capital en varios frentes:
Inteligencia artificial al servicio de la metadata en la gestión de documentos
Las tecnologías de IA están transformando los servicios de gestión documental y la metadata en la gestión de documentos. La gestión de metadatos (y por tanto la metadata en la gestión de documentos) se integra cada vez más con mecanismos de aprendizaje automático, etiquetado automático y análisis inteligente. En el ámbito de servicios de gestión documental, esto implica que los sistemas podrán asignar metadata en la gestión de documentos de forma automática, detectar patrones de uso, optimizar la recuperación de documentos y mejorar los servicios ofrecidos por la gestión documental.
Interoperabilidad entre plataformas en los servicios de gestión documental
El futuro de la gestión documental pasa también por una mayor interoperabilidad, y la metadata en la gestión de documentos es pieza clave para ello. Las plataformas de gestión documental y los servicios que brindan se verán beneficiadas cuando puedan compartir, archivar o migrar documentos entre sistemas distintos usando metadata en la gestión de documentos estandarizada. Por ejemplo, el esquema de metadatos del EMBDA 2.0 mencionaba la necesidad de asegurar la clasificación, organización, búsqueda y recuperación mediante metadata en la gestión de documentos. Una buena estrategia de metadata en la gestión de documentos permitirá que los servicios de gestión documental sean compatibles con diferentes entornos tecnológicos, sistemas de archivo, y procesos institucionales.
Cultura organizacional y formación en metadata para la gestión de documentos dentro de la gestión documental
Los servicios de gestión documental no sólo involucran tecnología, sino también personas, procesos y cultura. En ese sentido, la metadata en la gestión de documentos debe formar parte de la cultura de la organización, y los servicios de gestión documental deben promover la capacitación y sensibilización respecto a la importancia de la metadata en la gestión de documentos. Cuando esto ocurre, los responsables de los servicios de gestión documental están mejor preparados para adaptar la metadata en la gestión de documentos a los cambios tecnológicos, normativos y operativos.
Servicios de gestión documental en entornos remotos y colaborativos
Con el incremento del trabajo remoto y la colaboración distribuida, los servicios de gestión documental requieren que la metadata en la gestión de documentos sea aún más precisa y esté integrada en plataformas en la nube, repositorios compartidos o sistemas colaborativos. Esto demanda que la metadata en la gestión de documentos sea confiable, live (actualizable), accesible y segura, para que los servicios de gestión documental mantengan su eficacia en entornos donde los documentos circulan entre distintas ubicaciones, usuarios y dispositivos.
Al seguir este camino, la organización asegura que la metadata en la gestión de documentos no se quede como un simple campo en una base de datos, sino que forme parte integral de los servicios de gestión documental y del flujo de información. Los documentos, a su vez, adquieren valor, contexto, accesibilidad y durabilidad, y los servicios de gestión documental se vuelven instrumentos estratégicos.
La transformación digital en las organizaciones comienza con una gestión documental inteligente, y la gestión de documentos garantiza el control, la trazabilidad y la eficiencia en cada proceso.
Si su empresa aún enfrenta dificultades para ubicar archivos, gestionar versiones, controlar accesos o cumplir con los estándares normativos, es momento de actuar. En Protech Ingeniería, lo acompañamos en la implementación de soluciones integrales de gestión documental,
