La tecnología RFID, conocida como Identificación por Radiofrecuencia, es una solución de identificación automática que emplea ondas de radio para establecer comunicación entre una etiqueta RFID y un lector especializado. Esta etiqueta RFID está compuesta por un pequeño microchip y una antena, permitiéndole emitir datos específicos cuando entra en el rango de lectura del lector RFID. En el campo de la Document Management, este mecanismo ofrece la posibilidad de transformar la manera en que se realiza el control físico de documentos y expedientes, facilitando un inventario automatizado con RFID preciso, ágil y seguro.
¿Cómo funciona la tecnología RFID dentro del inventario automatizado aplicado a la gestión documental?
Aplicado a los archivos físicos, cada etiqueta RFID puede adherirse a una caja, carpeta o unidad documental, codificando información clave como código de clasificación, fecha de archivo, ubicación física o estado del expediente. Cuando se realiza una lectura con un lector RFID, el sistema capta automáticamente estos datos sin necesidad de contacto directo o visibilidad, lo cual representa una ventaja significativa en espacios de archivo cerrados, de difícil acceso o con gran volumen de unidades a controlar. Así, el inventario automatizado con RFID no solo proporciona una lectura instantánea y masiva, sino que también fortalece el control de inventario.
El uso de RFID en la gestión documental permite que cada movimiento de un expediente quede registrado. Cada vez que un documento se traslada, se consulta o se reubica, esta acción se refleja automáticamente en el sistema, permitiendo un seguimiento permanente del ciclo de vida de los documentos. Este nivel de trazabilidad documental, anteriormente impensable sin intervención manual constante, se vuelve una realidad eficiente y automatizada gracias al inventario automatizado con RFID.
Tipos de sistemas RFID aplicables al inventario documental automatizado con RFID
Para que el inventario automatizado con RFID se integre de forma adecuada en una estrategia de Document Management, es crucial seleccionar el tipo de sistema de identificación por radiofrecuencia más adecuado al entorno documental específico. A continuación se describen los sistemas más utilizados:
Cada tipo de sistema permite adaptar la infraestructura tecnológica a las características físicas del archivo, al nivel de acceso requerido y al volumen de documentos a gestionar, permitiendo que el inventario automatizado con RFID se alinee directamente con los objetivos del programa de Document Management.
Beneficios directos de usar inventario automatizado con RFID en la gestión documental
Implementar un sistema de inventario automatizado con RFID dentro de la Document Management no solo transforma las tareas de seguimiento de documentos, sino que también introduce múltiples ventajas operativas, de seguridad y de eficiencia. Algunas de ellas son:
1. Incremento en la precisión del inventario documental
Gracias a la lectura automática, se elimina el margen de error humano presente en los conteos manuales o registros por códigos de barras. Esto permite conocer con exactitud qué documentos se encuentran en cada ubicación y en qué estado.
2. Seguimiento inmediato de documentos en tiempo real:
Cada vez que una carpeta o contenedor se mueve, el sistema RFID lo detecta al instante, permitiendo mantener actualizado el inventario automatizado con RFID sin intervención manual constante.
3. Reducción significativa de tareas manuales repetitivas
El uso del RFID evita que el personal tenga que revisar físicamente las estanterías para localizar documentos. El inventario automatizado con RFID permite localizar documentos en segundos, incluso cuando hay cientos o miles de unidades documentales.
4. Mayor seguridad para documentos confidenciales
La trazabilidad documental permite detectar accesos no autorizados o movimientos irregulares. Adicionalmente, se puede emplear la tecnología RFID como herramienta de control de acceso a zonas sensibles o con documentos de carácter reservado.
5. Mejora sustancial en el nivel de servicio
Al poder ubicar documentos de forma rápida y segura, se mejora el tiempo de respuesta ante solicitudes internas o externas. Esto incrementa la eficiencia del sistema de gestión documental y mejora la experiencia del usuario institucional.
¿Cómo seleccionar el sistema RFID más adecuado para un archivo físico?
Elegir correctamente el sistema de RFID que se integrará con el inventario automatizado con RFID en una unidad de Document Management requiere considerar distintos aspectos técnicos y estratégicos. Entre ellos destacan:
1. Compatibilidad entre etiquetas y lectores RFID:
Se debe evaluar el entorno físico del archivo, las condiciones de almacenamiento y la frecuencia de acceso a los documentos. Estos factores influirán en la elección entre tecnologías LF, HF o UHF, y en la durabilidad de las etiquetas.
2. Inversión inicial y sostenibilidad del sistema:
No solo debe contemplarse el costo de adquisición de lectores, etiquetas y software, sino también los gastos operativos y de mantenimiento en el mediano y largo plazo. En la Document Management, se requiere un sistema robusto y escalable.
3. Integración con plataformas existentes:
El sistema RFID debe comunicarse eficientemente con el software de gestión documental o de archivo electrónico existente. Esta integración es clave para lograr la automatización completa del inventario y para que las lecturas RFID actualicen automáticamente las bases de datos.
Estrategias para optimizar la eficiencia del inventario automatizado con RFID
La implementación de un sistema de inventario automatizado con RFID debe acompañarse de buenas prácticas para garantizar su efectividad y durabilidad en el tiempo. Algunas de estas recomendaciones son:
1. Etiquetado exhaustivo de todas las unidades documentales:
Cada caja, carpeta o unidad archivística debe contar con una etiqueta RFID activa y correctamente registrada en el sistema. Esto asegura que todas las piezas estén identificadas y controladas.
2. Realización frecuente de escaneos RFID:
Para mantener el inventario actualizado y detectar movimientos irregulares, es fundamental realizar escaneos periódicos, tanto con lectores fijos como móviles.
3. Utilización de lectores portátiles o móviles:
Estos dispositivos permiten realizar revisiones puntuales o recorridos en las estanterías sin necesidad de equipos fijos, facilitando inventarios parciales o auditorías internas.
4. Implementación de software de gestión documental compatible:
La verdadera potencia del inventario automatizado con RFID en archivos físicos se alcanza cuando el sistema de gestión documental recibe los datos del RFID y los transforma en información útil: ubicaciones, trazabilidad, historial de movimientos, etc.
Aportes económicos del inventario automatizado con RFID a la gestión documental
Además de sus beneficios operativos y estratégicos, el uso de inventario automatizado con RFID en la Document Management puede representar un impacto financiero favorable para las organizaciones:
1. Reducción de costos derivados de errores humanos o documentos extraviados:
Con un control preciso y automatizado, disminuyen las pérdidas de documentos, así como los costos asociados a búsquedas extensas o reprocesos administrativos.
2. Incremento en la productividad operativa del archivo:
Al automatizar las labores repetitivas, el equipo responsable de archivo puede enfocarse en procesos de mayor valor como clasificación, eliminación de duplicidades, valoración documental o digitalización.
3. Disminución de costos laborales por tareas manuales:
El inventario automatizado con RFID sustituye procesos que antes requerían largas jornadas de verificación física, reduciendo la necesidad de personal dedicado exclusivamente a tareas operativas.
4. Mayor protección del fondo documental:
Al garantizar la trazabilidad y el control de accesos, se evitan pérdidas por robo, deterioro o manipulación indebida, lo cual impacta positivamente en la conservación y en los costos de reposición o restauración.
