La digitalización de documentos se ha posicionado como un proceso esencial para organizaciones de cualquier tamaño y sector, ya que permite optimizar la administración de la información, mejorar los tiempos de respuesta y facilitar el acceso a los archivos. La adopción de la administración electrónica no solo impulsa la eficiencia operativa, sino que también disminuye el uso de papel, aportando a prácticas empresariales más sostenibles y responsables con el medio ambiente. No obstante, este proceso no está exento de dificultades. Cuando la digitalización se realiza sin criterios claros, pueden presentarse errores comunes al digitalizar documentos que afectan la Document Management y generan pérdidas de tiempo, recursos e información relevante.
Comprender los errores comunes al digitalizar documentos y conocer las estrategias adecuadas para evitarlos resulta clave para lograr una transición ordenada hacia entornos digitales. La digitalization debe concebirse como parte de un sistema de gestión documental que incluya procesos de clasificación, indexación, automatización, almacenamiento, consulta, custodia, y disposición final de los documentos, tanto físicos como digitales.
Errores comunes al digitalizar documentos
1. Ausencia de un plan estructurado
Uno de los errores comunes al digitalizar documentos más frecuentes es iniciar el proceso sin contar con un plan previamente definido. La digitalización no debe abordarse como una actividad aislada o improvisada, sino como un componente estratégico dentro de la gestión documental de la organización. Cuando no existe una planificación adecuada, los documentos suelen digitalizarse sin criterios uniformes, lo que dificulta su organización, recuperación y control posterior.
La falta de un plan estructurado puede derivar en archivos digitales desordenados, duplicación de información y pérdida de trazabilidad documental. Para evitar estos errores comunes al digitalizar documentos, resulta indispensable desarrollar una estrategia que contemple diferentes aspectos del proceso.
Entre los elementos que deben considerarse al elaborar un plan de digitalización se encuentran:
- Análisis de necesidades: Identificar qué documentos deben digitalizarse, cuáles requieren physical custody y cuáles pueden ser descartados conforme a las tablas de retención documental.
- Definición de un cronograma: Establecer tiempos claros para cada etapa del proceso, asegurando que todas las áreas involucradas conozcan los plazos.
- Asignación de recursos: Determinar el personal responsable, los equipos tecnológicos y el software de gestión documental necesarios.
- Establecimiento de normas y estándares: Definir políticas claras sobre formatos, resoluciones, nomenclatura y procedimientos de digitalización.
Contar con un plan estructurado reduce significativamente los errores comunes al digitalizar documentos y permite alinear el proceso con los objetivos generales de la organización.
2. No prestar atención a la calidad del escaneo
Otro de los errores comunes al digitalizar documentos está relacionado con la baja calidad del escaneo. Digitalizar documentos con resoluciones inadecuadas o equipos en mal estado puede generar archivos ilegibles, imágenes borrosas o textos incompletos, lo que dificulta su interpretación y uso posterior.
Un escaneo deficiente no solo afecta la consulta de los documentos, sino que también incrementa la carga de trabajo del personal encargado de la gestión documental, ya que puede requerir reprocesos o nuevas digitalizaciones. Además, compromete la implementación de tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), esenciales para la automatización documental y la indexación eficiente.
Para evitar estos errores comunes al digitalizar documentos, es recomendable aplicar las siguientes prácticas:
- Utilizar resoluciones mínimas de 300 ppp para garantizar la legibilidad.
- Emplear software especializado que mejore la calidad de las imágenes y facilite el OCR.
- Realizar mantenimiento periódico de los escáneres.
- Implementar controles de calidad posteriores al proceso de digitalización.
Cuidar la calidad del escaneo contribuye a una gestión documental más eficiente y confiable.
3. Ignorar la seguridad de los documentos digitales
La seguridad de la información es un aspecto crítico que, en muchos casos, se pasa por alto durante la digitalización, convirtiéndose en uno de los errores comunes al digitalizar documentos más riesgosos. Al transformar documentos físicos en archivos digitales, se incrementa la exposición a accesos no autorizados, pérdida de datos y ataques informáticos.
Para proteger adecuadamente la información digitalizada, es fundamental implementar medidas de seguridad desde el inicio del proceso. Estas medidas deben formar parte integral de la gestión documental y no aplicarse de manera reactiva.
Entre las prácticas recomendadas para evitar estos errores comunes al digitalizar documentos se incluyen:
- Control de accesos: Definir permisos según perfiles de usuario.
- Cifrado de información: Proteger los archivos digitales frente a accesos indebidos.
- Copias de seguridad periódicas: Garantizar la recuperación de la información ante fallos o pérdidas.
Un enfoque preventivo en materia de seguridad fortalece la confianza de clientes y aliados, además de proteger los activos documentales de la organización.
Cómo evitar estos errores
1. Capacitación del personal
La falta de formación adecuada del personal es uno de los errores comunes al digitalizar documentos que más impacta la calidad del proceso. Cuando los colaboradores no conocen los procedimientos, normas y herramientas, se incrementa la probabilidad de errores durante la digitalización, clasificación e indexación.
La capacitación debe abarcar:
- Uso correcto de equipos de escaneo.
- Manejo de software de gestión documental.
- Conocimiento de normativas legales y archivísticas.
- Procedimientos de almacenamiento, custodia y preservación.
Un equipo capacitado reduce los errores comunes al digitalizar documentos y mejora la eficiencia general de la organización.
2. Implementación de software de gestión documental
El uso de herramientas tecnológicas especializadas es clave para minimizar los errores comunes al digitalizar documentos. Un software de gestión documental permite organizar, almacenar y recuperar información de manera estructurada, integrando procesos de digitalización, automatización y consulta.
Entre los beneficios de estos sistemas se encuentran:
- Automatización de tareas repetitivas.
- Almacenamiento centralizado y seguro.
- Búsquedas avanzadas mediante metadatos.
- Mejor control del ciclo de vida documental.
Seleccionar una solución adecuada a las necesidades de la organización facilita una transición ordenada hacia la administración electrónica.
3. Evaluación continua del proceso
Otro aspecto clave para evitar errores comunes al digitalizar documentos es la evaluación constante del proceso. Revisar periódicamente los resultados permite identificar fallas, ajustar procedimientos y mejorar la calidad del sistema documental.
La evaluación continua debe incluir:
- Verificación de la calidad del escaneo.
- Revisión de las medidas de seguridad.
- Análisis del almacenamiento digital.
- Retroalimentación de los usuarios finales.
Este seguimiento permanente permite optimizar la gestión documental y adaptarse a cambios tecnológicos o normativos.
Consideraciones finales sobre la digitalización documental
La digitalización de documentos es un proceso fundamental dentro de la administración electrónica moderna. No obstante, para que sea realmente efectiva, es necesario identificar y corregir los errores comunes al digitalizar documentos que pueden surgir en cada etapa del proceso. La planificación, la calidad, la seguridad, la capacitación y el uso de herramientas adecuadas son elementos clave para garantizar una gestión documental eficiente.
Aplicar buenas prácticas en la digitalización no solo mejora la organización y el acceso a la información, sino que también fortalece la preservación documental, optimiza la consulta y asegura el cumplimiento normativo. La digitalización, cuando se integra correctamente con los servicios de gestión documental, se convierte en un pilar estratégico para la transformación digital de las organizaciones.
No permita que una digitalización sin planificación afecte la productividad de su empresa
Contar con un aliado especializado en gestión documental le permitirá implementar procesos estructurados de digitalización, clasificación, indexación y automatización documental, garantizando que cada documento cumpla con su ciclo de vida.
