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Custodia de Documentos

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La custodia documental asegura la protección y confidencialidad de sus archivos

Maximizando la Eficiencia empresarial a través
de la Custodia de Documentos

La gestion eficiente de la informacion representa un pilar fundamental para el éxito de las empresas . Desde la consolidación de procesos hasta la toma de decisiones estratégicas, cada aspecto de una empresa depende de la disponibilidad y seguridad de los documentos pertinentes. Es en este contexto que la custodia de documentos emerge como un recurso invaluable, ofreciendo a las empresas una plataforma robusta para organizar, proteger y gestionar su información de manera óptima.

¿Qué es la Custodia
de Documentos?

La custodia de documentos es mucho más que simplemente almacenar archivos en un lugar seguro. Es un proceso meticuloso que abarca la categorización, organización, preservación y protección de todo tipo de archivos, ya sean físicos o electrónicos. Este servicio no solo ofrece una solución para la conservación a largo plazo de la información empresarial, sino que también mejora la accesibilidad, confidencialidad y eficiencia en la Gestión de documentos.

01

Mayor Seguridad y Confidencialidad

La base fundamental de la custodia de documentos es garantizar la seguridad y confidencialidad de la información empresarial. Al emplear estrategias avanzadas de protección y almacenamiento, las empresas pueden mitigar riesgos relacionados con pérdidas, robos o acceso no autorizado a datos sensibles.

02

Facilidad en los Procesos de Auditoría

Las auditorías son parte integral de la gestión empresarial para garantizar el cumplimiento normativo y la mejora continua. Con la custodia de documentos adecuada, las empresas pueden acceder fácilmente a la información requerida, facilitando así el proceso de auditoría y asegurando el cumplimiento de los estándares regulatorios.

03

Procesos Administrativos Eficientes

La optimización de procesos es esencial para aumentar la productividad y reducir costos operativos. La custodia de documentos permite la implementación de sistemas automatizados de gestión de información, lo que conduce a procesos administrativos más rápidos, eficientes y libres de errores.

Persona transportando cajas para la custodia de documentos

Componentes Clave
de la Custodia de Documentos

01

Depósito y Tratamiento

Desde la recepción hasta el almacenamiento final, cada etapa del proceso de custodia de documentos se lleva a cabo con precisión y cuidado. Los documentos son catalogados, etiquetados y tratados según su importancia y relevancia para la empresa.

02

Infraestructura y Seguridad

La infraestructura física y digital utilizada para la custodia de documentos juega un papel crucial en la protección y conservación de la información. Bóvedas de seguridad, sistemas de control de acceso y protocolos de seguridad avanzados garantizan la integridad de los archivos almacenados.

03

Custodia Física vs. Custodia Magnética

La custodia de documentos puede ser tanto física como magnética, dependiendo de la naturaleza de los archivos. Mientras que la custodia física se enfoca en la protección de documentos impresos, la custodia magnética se centra en la preservación de medios electrónicos y dispositivos de almacenamiento.

Custodia de Documentos de Valor

Protegiendo
la Información Confidencial

La custodia de documentos de valor se especializa en la gestión y protección de archivos altamente confidenciales y críticos para la empresa.

En Protech Ingeniería, nos enorgullece ofrecer servicios especializados en la custodia de documentos de valor y la protección de información confidencial. Sabemos que ciertos documentos, como pagarés, patentes y otros archivos críticos, requieren un nivel adicional de seguridad y atención para garantizar su integridad y confidencialidad.

Nuestro equipo altamente capacitado comprende la importancia de proteger la información confidencial de su empresa. Implementamos rigurosas medidas de seguridad en todas las etapas de la gestión de documentos, desde la recepción hasta el almacenamiento y la entrega. Utilizamos tecnología avanzada de seguridad, como sistemas de vigilancia, control de acceso y monitoreo constante, para mantener un entorno seguro para sus documentos valiosos.

Además de garantizar la seguridad física de los archivos, también nos preocupamos por la seguridad digital. Implementamos protocolos de encriptación y almacenamiento seguro para proteger sus documentos de posibles amenazas cibernéticas. Nuestros sistemas de gestión documental están diseñados para cumplir con las regulaciones y normativas de seguridad más exigentes.

la custodia de documentos es un componente esencial de la infraestructura empresarial moderna. Al ofrecer seguridad, eficiencia y conformidad normativa, este servicio proporciona a las empresas las herramientas necesarias para prosperar en un entorno competitivo y en constante evolución.

PAra tener en cuenta
Custodia de Documentos
CANTIDAD DE CAJAS DE ARCHIVO CUSTODIADAS A NIVEL NACIONAL
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Nuestros
sitios de custodia

Sucursales estratégicamente distribuidas para custodiar sus documentos.

  • Carrera 66 No. 107 -24, Bogotá D.C
  • Calle 77 No. 69 -67, Bogotá D.C
  • Centro logístico San Jerónimo km 3 via montería - planeta rica bodega 34 calle A
  • Cartagena de Indias, Mamonal Km 1 Centro Logístico y de Negocios B. L. O.C. Port
  • Santa Marta Vía Gaira Km 3 Parque Agroindustrial de Santa Marta
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