Custodia de Documentación para empresas
Los servicios de Custodia de Documentación aseguran la protección y gestión de documentos físicos y digitales. y las soluciones van desde el almacenamiento y la destrucción segura de archivos, garantizando el cumplimiento normativo y la seguridad de la información.
Para garantizar la integridad de los documentos, las instalaciones de custodia deben estar equipadas con medidas de seguridad, como sistemas de vigilancia, control de acceso y detección de incendios, asegurando una Custodia de Documentación efectiva.
Al contratar una empresa de Custodia de Documentación, las empresas pueden liberar espacio, reducir el riesgo de pérdida o daño de la información y mejorar la eficiencia en la recuperación de documentos. Además, muchas de estas empresas también suelen brindar servicios de Digitalización Documental, para un acceso remoto a la información más ágil.
Importancia de la Custodia de Documentación
La Custodia de Documentación es el proceso enfocado en la conservación, protección y almacenamiento de la información producida y recibida por una empresa, compañía o entidad, lo que facilita su acceso, ubicación y su seguridad.
Las actividades de Custodia de Documentos ofrecen múltiples beneficios para las empresas. No solo conservan la memoria institucional y apoyan la toma de decisiones, sino que también reducen los costos asociados a la impresión y recuperación de archivos.
Además, mejoran la seguridad al minimizar el riesgo de pérdida o deterioro de documentos físicos. También facilitan el cumplimiento de requisitos legales, como los fiscales y laborales, optimizando la gestión documental de manera eficiente.
Servicios de Custodia de Documentación
La Custodia de Documentación abarca tanto la seguridad como la eficiente gestión de los archivos. No se trata solo de almacenar los documentos en un lugar seguro, sino de implementar un sistema que facilite su administración, esto garantiza que todos los archivos estén organizados, etiquetados y almacenados correctamente, permitiendo un acceso rápido y sencillo cuando sea necesario, siguiendo las mejores prácticas en Custodia de Documentación.
Dentro de los servicios de Custodia de Documentación, existen varios servicios conectados que complementan y potencian la gestión segura y eficiente de los documentos. Algunos de estos servicios incluyen:
- Almacenamiento externo seguro
- Recuperación y acceso de Documentos
- Transporte seguro y especializado
- Punteo, recepción y/o actualización de inventario documental
- Consultas físicas y digitales
- Destrucción segura y confidencial
- Digitalización de Documentos
- Indexación y catalogación de Documentos
Servicios de Custodia de Documentación
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Reducción de costos
Al mantener todos los documentos de su empresa bajo Custodia de Documentación especializada, usted podrá obtener espacio en las oficinas, lo que disminuye gastos de mantenimiento y control o de arrendo de espacios para labores operativas.
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Acceso eficiente
Con la implementación de un servicio de Custodia de Documentación , los documentos están organizados y catalogados, lo que facilita su recuperación rápida cuando sea necesario. Las empresas pueden acceder a sus archivos de manera ágil, tanto en formato físico como digital, optimizando el tiempo y los recursos.
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Mayor seguridad
La Custodia de Documentación garantiza la protección de sus documentos contra riesgos como incendios y errores humanos. Además, se conservan en condiciones controladas de temperatura, humedad y polvo, lo que garantiza su conservación en el tiempo.
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Cumplimiento normativo
La Custodia de Documentación garantiza también que su empresa cumpla con las normativas legales sobre la conservación de documentos, evitando sanciones por el mal manejo o pérdida de información sensible. Esto incluye la retención de documentos fiscales, laborales y otros requeridos por la ley.
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Mejora en la eficiencia operativa
Al centralizar y estructurar adecuadamente los archivos bajo un sistema de Custodia de Documentación, las empresas pueden enfocarse en sus actividades principales, mejorando su rendimiento general y reduciendo los errores asociados con la gestión documental interna.
Seguridad y Confidencialidad en la Custodia
La Custodia de Documentación garantiza que tus documentos estén protegidos bajo estrictas medidas de seguridad, como sistemas de control de acceso, vigilancia 24/7 y protocolos de detección de incendios. Además, se asegura la confidencialidad absoluta de los archivos sensibles, restringiendo el acceso solo a personal autorizado. Así, la integridad y privacidad de la información se mantiene en todo momento.
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Custodia Física vs. Custodia Digital
La Custodia Digital abarca un conjunto de técnicas, sistemas y métodos diseñados para garantizar la conservación y accesibilidad de la información en formato digital, dentro del marco de la Custodia de Archivos. Uno de los principales desafíos que enfrentamos con este tipo de documentos es la preservación digital, que no solo implica conservar el archivo, sino asegurar que la información siga siendo accesible a lo largo del tiempo.
Durante años, la Custodia Digital ha representado un reto significativo para muchas empresas. Cada día, estos generan una gran cantidad de documentos que contienen información corporativa que debe ser almacenada, organizada y gestionada adecuadamente. Entre estos documentos se incluyen contratos, pedidos, albaranes, facturas, imágenes, vídeos y grabaciones de audio, todos los cuales requieren un considerable espacio de almacenamiento.
La información se ha convertido en el activo más valioso de las organizaciones. A través de ella, se toman decisiones, se evalúan estrategias y se aprueban transacciones. Sin embargo, localizar rápidamente la información necesaria no siempre es sencillo. De hecho, las estadísticas indican que un trabajador promedio dedica el 20% de su jornada laboral a buscar documentos o información en el contexto de la Custodia de Documentación .
Por otro lado, la Custodia Física implica la implementación de técnicas y medidas para proteger la documentación de las empresas, facilitando su orden, regulación y supervisión. Según la legislación colombiana, es obligatorio que cualquier compañía lleve a cabo un proceso de Custodia de Archivos físicos. Las empresas pueden optar por realizar este proceso de manera independiente o con la asistencia de especialistas en administración documental.
El objetivo de la custodia física es preservar la documentación y garantizar su integridad. Todo el proceso está regulado y supervisado conforme a las normas establecidas. Es fundamental destacar que este servicio de atención ofrece personalizado a los documentos, a enviar desde su recepción hasta su identificación y almacenamiento.
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