Es imprescindible la supervisión de documentos para aquellos que inciden en los procesos de negocio, el cumplimiento de regulaciones y la administración de la calidad. El control documental asegura la exactitud, consistencia y confiabilidad de los documentos generados dentro de una organización. Esta práctica incluye la creación, revisión, modificación, distribución y acceso a los documentos, garantizando que estos desempeñen su papel y estén disponibles para las personas pertinentes en el momento oportuno.
La gestión de documentos es crucial para el desempeño de los procedimientos, para preservar el cumplimiento de las regulaciones, incrementar la eficacia operativa y asegurar que todos los involucrados operen con la información más reciente.
¿Por qué es crucial el control documental?
El control documental no puede ser subestimado. En el ambiente corporativo contemporáneo, donde la información es un motor esencial, las organizaciones producen grandes volúmenes de documentos diariamente. Un proceso eficiente de gestión asegura que haya una versión original de cada documento y que cada uno tenga un historial de versiones íntegro. La clave del éxito comienza al determinar qué documentos deben estar bajo control. En general, todo documento que afecte directamente la calidad del producto o servicio debe ser supervisado. Esto incluye políticas, procesos, directrices laborales, formularios, especificaciones y cualquier otro documento relevante para las operaciones.
Control documental: Componentes Esenciales
Para implementar un control documental efectivo, se deben considerar los siguientes componentes:
1. Método de Elaboración de Documentos:
Debe haber directrices claras o plantillas específicas para asegurar consistencia y uniformidad en formato y contenido.
2. Asignación de Identificadores Únicos:
Cada documento debe tener un identificador único para ser fácilmente distinguido y localizado.
3. Organización de Documentos:
Los documentos y registros deben almacenarse en un sistema accesible, ya sea en formato papel o digital.
4. Control de Versiones:
Es crucial establecer un sistema que registre las modificaciones y revisiones a lo largo del tiempo para evitar confusiones sobre la versión más reciente.
5. Proceso de Revisión y Aprobación:
Los documentos deben ser revisados y aprobados para asegurar que cumplan con los requisitos establecidos.
6. Distribución Controlada:
Asegurar que los documentos lleguen a las partes interesadas correspondientes, limitando el acceso no autorizado.
7. Acceso Eficaz y Seguro:
El personal autorizado debe poder acceder fácilmente a los documentos, mientras se resguarda la información sensible.
8. Políticas de Conservación y Eliminación de Documentos:
Es esencial definir las pautas para la conservación y eliminación de documentos, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales.
Aspectos Clave del Control Documental
Un software de gestión documental puede simplificar el proceso de control de documentos a lo largo de su ciclo de vida. Algunas características clave que debe incluir son:
- Clasificación de Documentos: Asegura que los documentos se organicen lógicamente por tipo, tema, fecha u otros criterios relevantes, lo que facilita su búsqueda y recuperación.
- Indexación: Asocia términos de búsqueda y metadatos a los documentos, lo que agiliza la localización de la información.
- Control de Versiones: Permite hacer un seguimiento de todas las modificaciones de los documentos, asegurando que siempre se utilice la versión más reciente.
- Acceso Controlado: Facilita la asignación de permisos y roles de usuario para proteger los documentos sensibles.
- Políticas de Retención y Copias de Seguridad: Define el tiempo que deben conservarse los documentos y establece un sistema de copias de seguridad para evitar pérdidas de información.
Funcionalidad del Control Documental en una Plataforma de Gestión de Documentos
Una Guía para el Control Documental Eficaz
A continuación, se detallan los pasos fundamentales para un proceso de control documental efectivo:
• Elaboración de Documentos:
Asegúrese de que todos los documentos sigan estándares y plantillas para garantizar su consistencia.
• Revisión y Aprobación:
Los documentos deben ser revisados por las partes interesadas para confirmar su exactitud y relevancia.
• Gestión de Versiones:
Mantenga un registro detallado de todas las modificaciones en el documento.
• Distribución:
Garantice que los documentos aprobados lleguen a las personas adecuadas.
• Accesibilidad y Recuperación:
Asegúrese de que los documentos sean accesibles cuando se necesiten.
• Seguridad:
Asegúrese de que los documentos sean accesibles cuando se necesiten.
• Archivado y Eliminación:
Los documentos deben archivarse o eliminarse de acuerdo con las políticas de la empresa.
