¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Un Sistema de Gestión Documental (SGD) es un conjunto de procesos y herramientas enfocados a capturar, almacenar, organizar y buscar los documentos necesarios para las operaciones de una empresa. Desde informes y expedientes hasta contratos y facturas, un SGD crea una base de datos centralizada donde se almacenan todos los documentos de la organización, lo que facilita su acceso y gestión.
Según el Ministerio de Educación Nacional (MEN) publica el Programa de Gestión Documental – PGD, plan elaborado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
Importancia del Sistema de Gestión Documental
El Sistema de Gestión Documental no solo aumenta la productividad, sino que también reduce los costos y reduce los riesgos de seguridad. Un manejo inadecuado de la información puede resultar en importantes pérdidas. Por lo tanto, la implementación de un SGD es fundamental para cualquier empresa que intente mantener su competitividad en un mundo cada vez más digital.
¿Cómo elegir un Sistema de Gestión Documental?
El software de gestión de documentos se ha convertido en una herramienta vital para las empresas de una variedad de sectores. Con la creciente cantidad de documentos digitales, es esencial contar con un Sistema de Gestión Documental confiable. Estos son 8 aspectos importantes a tener en cuenta:
8 Consejos para elegir un Sistema de Gestión Documental
1. Repositorio centralizado de documentos:
Una de las ventajas más significativas de un Sistema de Gestión Documental es la posibilidad de crear un repositorio centralizado. Esta función elimina la necesidad de archivadores físicos y facilita el acceso a los archivos desde cualquier lugar. Es fundamental que el software brinde soluciones modulares que puedan implementarse en la nube o como un servidor compartido.
2. Control de versiones:
En la Gestión de Documentos, el control de versiones es crucial.
El Sistema de Gestión Documental debe guardar automáticamente una marca de tiempo y múltiples iteraciones de un documento. Esto permite verificar quién y cuándo implementó un cambio.
3. Almacenamiento seguro de datos:
Con el aumento de las amenazas cibernéticas, la evaluación de la seguridad del sistema de Gestión Documental es crucial. Debe implementar medidas apropiadas, como autenticación de dos factores, cifrado de archivos y control de contraseñas históricos.
4. Control de acceso:
El acceso a documentos confidenciales de la empresa debe restringirse adecuadamente según los roles y permisos de los usuarios. Un buen Sistema de Gestión Documental ofrece capacidades de control de acceso que permiten a los administradores definir quién puede ver, editar o eliminar cada documento.
5. Función de búsqueda eficiente:
Es crucial realizar búsquedas de texto completo indicando palabras o partes de texto que se encuentran en el documento o en sus metadatos, como títulos, palabras clave y etiquetas. Es preferible integrar otras herramientas de búsqueda, como la búsqueda por Etiquetas o la búsqueda por parámetros (en las propiedades del documento) y utilizar varios algoritmos específicos según el idioma del documento.
6. Herramientas de colaboración:
Los procesos que requieren la contribución de múltiples partes interesadas en proyectos, revisión de documentos y aprobaciones suelen requerir la colaboración de diferentes usuarios. Tener herramientas de colaboración integradas en un software de gestión de documentos facilita el trabajo en equipo.
7. Automatización:
Las funciones de automatización deben incluirse en el software de gestión de documentos para agilizar los procesos, ahorrar tiempo y reducir los errores manuales. Los procesos deben poder adaptarse a las necesidades de trabajo de la organización. Incluso los modelos de flujo de trabajo complejos capaces de realizar múltiples tareas deben poder crear, gestionar, importar o exportar datos o información rápidamente.
8. Integración:
Una buena solución de gestión de documentos debe funcionar bien con otras herramientas que las organizaciones suelen usar. La integración garantiza un flujo de datos fluido entre sistemas, lo que aumenta la eficiencia y la productividad.
Beneficios al implementar un Sistema de Gestión Documental
Ahorro de Tiempo y Aumento de Productividad
Un Sistema de Gestión Documental reduce el tiempo que los empleados dedican a buscar información. El acceso rápido a los documentos permite a los empleados concentrarse en tareas más importantes, lo que aumenta la productividad general de la empresa.
Mejora en la Seguridad de la Información
Un SGD tiene una serie de medidas de seguridad para proteger la información empresarial. Esto incluye supervisar el acceso, monitorear los cambios y cifrar los datos para garantizar que solo personas autorizadas puedan acceder a datos sensibles.
Cumplimiento de Normas y Reglamentos
Las empresas deben cumplir con una variedad de estándares relacionados con la gestión de información. Al brindar herramientas que ayudan a cumplir con regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), el SGD facilita este proceso.
Implementar un Sistema de Gestión Documental es una inversión clave para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia y seguridad en la gestión de la información. Este tipo de sistema permite no solo optimizar procesos, sino también adaptarse a un entorno empresarial cada vez más digitalizado.
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