Archivos en Custodia, Proteja su Información
Según el Archivo General de la Nación (AGN) el servicio mediante el cual se pone a disposición de las entidades depósitos con estantería para el almacenamiento de documentación, cumpliendo con los protocolos establecidos en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo.
Existe una conexión clara entre los Archivos en Custodia y la seguridad de los datos. En cierta medida, podemos discutir el concepto de Archivos en Custodia y protección documental, ya que, como mencionamos, gran parte de los documentos que las empresas producen y reciben contienen información personal. Por lo tanto, el sistema o procedimiento de custodia documental que utilicemos debe acatar las exigencias y responsabilidades establecidas en la Ley.
Cómo Funciona la Custodia de Archivos
Los Archivos en Custodia se han establecido como una de las ramas de la gestión documental que se centra en la conservación, almacenamiento y seguridad de los documentos, a través de una clasificación estratégica y una serie de protocolos que posibilitan a las empresas un control y gestión más efectivos de sus datos.
Beneficios de los Archivos en Custodia
El servicio de custodia de archivos ofrece varios beneficios para las empresas, entre los cuales destacan los siguientes:
Almacenamiento Seguro para Archivos en Custodia
La Custodia de Archivos se refiere al conjunto de acciones y procedimientos implementados para proteger y mantener los documentos y registros de una empresa. Dentro del ámbito de la administración de documentos, es esencial garantizar que los archivos estén seguros, ordenados y disponibles cuando se requieran. Esto no solo respeta las normativas legales, sino que también incrementa la eficacia operacional y reduce el peligro de pérdida de información.
La importancia del almacenamiento seguro
Seleccionar un lugar seguro para almacenar los archivos es fundamental. Esto implica utilizar archivadores resistentes y sistemas de estanterías adecuados que protejan los documentos de daños físicos. Además, es necesario definir zonas de almacenamiento específicas para documentos sensibles y restringir el acceso a personal autorizado. Establecer estos controles no solo protege la información, sino que también contribuye a un ambiente de trabajo más organizado y eficiente.
1. Control de acceso
Es fundamental restringir el acceso a los archivos para evitar su uso indebido. Es necesario establecer sistemas de seguridad de acceso, en función de la sensibilidad de los documentos. Es esencial documentar quién tiene acceso a los archivos y con qué objetivo para el monitoreo y la protección.
2. Políticas de uso
Es crucial establecer políticas claras de uso de documentos para asegurar que se empleen únicamente con fines legítimos. Es necesario que los trabajadores estén al tanto de las políticas de acceso y uso.
3. Políticas de retención
Es fundamental establecer políticas de conservación de documentos que establezcan la duración de los registros antes de su eliminación. Esto asegura el acatamiento legal y previene la acumulación de documentos.
4. Copias de seguridad
Se deben realizar copias de seguridad regulares de los documentos digitales como medida de precaución. Las copias de respaldo aseguran que la información no se pierda ante errores técnicos.
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