La mayoría de las empresas que se plantean recurrir a servicios de custodia documental externa lo hacen por, al menos, una de estas dos razones:
1. Tienen problemas de espacio
Para continuar archivando ejemplares físicos de la documentación que producen: el espacio que ocupan con dicha documentación es costoso o lo requieren para otras labores más productivas.
2. Ninguna persona asume la responsabilidad de administrar la documentación archivada
lo que conlleva una serie de tareas variadas: archivo de documentación, búsqueda, extracción para consulta, control de quién posee qué y durante cuánto tiempo, seguridad de la documentación archivada, retorno e inserción de la documentación a su archivador o caja, expurgo de documentos, supervisión del tiempo de conservación, eliminación confidencial, etc.
¿Por qué es necesario la custodia documental?
1. Ahorro de costes de almacenamiento
En ciertas situaciones, hay archivos de documentación que deben ser guardados de manera indefinida, pero esto no implica que se deba invertir una fortuna en el almacenaje de dichos documentos. Un servicio de custodia de documentos externo es considerablemente más económico que guardarlos en las oficinas propias, considerando el costo por metro cuadrado. El preciado espacio laboral que se libera puede emplearse para producir ingresos.
Los servicios de almacenamiento documental generalmente cobran por cada unidad almacenada que puede ser la caja o recipiente donde se guardan documentos o archivadores, o también puede ser directamente el archivador. En ciertos escenarios, si lo que se requiere guardar son expedientes o historiales clínicos, la unidad de facturación puede ser los metros de documentos guardados.
En cualquier situación, si la documentación archivada está en las oficinas mismas, se abonará por el espacio total destinado al archivo de documentación, mientras que si la documentación archivada está en un servicio de custodia documental externo, solo se abonará por las unidades de facturación empleadas. El ahorro puede ser significativo, considerando que la documentación externalizada probablemente estará en un área donde el costo por metro cuadrado es considerablemente inferior al de la ubicación donde se ubican las oficinas de la empresa.
2. Mejora la seguridad del acceso a la documentación
La administración de archivos de documentación privada necesita de un sistema de seguridad que garantice la protección e identificación de accesos, cámaras de vigilancia, etc., elementos que un negocio convencional no suele incorporar en su registro.
La utilización de un servicio de custodia documental externalizada confiere la responsabilidad de la seguridad al proveedor de dicho servicio que, si ha sido adecuadamente escogido, poseerá los saberes, experiencia y recursos requeridos para proteger toda la documentación confidencial de la empresa.
La empresa no solo garantizará la protección del acceso a la documentación, sino que también administrará la rastreabilidad de la documentación que se solicita para identificar quién la solicitó y desde cuándo la posee. Además, podrá sugerir la eliminación privada de documentación confidencial anticuada.
3. Mejora la seguridad física de la documentación
Las instalaciones de una empresa de la custodia y archivo de documentación poseen las medidas de seguridad más estrictas para asegurar la protección física de los documentos. En contraposición al almacenamiento interno, la custodia de documentos en un centro diseñado específicamente brinda una protección inigualable frente a hurtos, incendios, inundaciones y catástrofes naturales.
Cada documento se guarda en un sistema de estanterías de alta densidad y se resguarda con la más reciente tecnología de detección y extinción de incendios. El sistema de seguridad se compone de varias capas, que incluyen supervisión tanto externa como interna, regulación de accesos, que restringe y documenta cualquier entrada, control de desplazamiento dentro de la instalación, y medidas de protección contra inundaciones, entre otros.
En vez de asignarle un solo espacio de almacenamiento a todo el archivo de documentación el inventario de documentos se divide y se guarda de manera anónima, identificada solo por un código de barras, en diversos puntos de la instalación. Si es extremadamente improbable que alguien sin autorización tenga acceso a la instalación, resultaría imposible reconocer las cajas que pertenecen a la misma compañía.
4. Mejora el acceso a los archivos
La búsqueda de un archivo de documentación puede resultar agobiante, en particular cuando existen colegas y clientes que requieren rápidamente obtener dicha información. Consideremos que la historia clínica de un paciente que requiere operación, por ejemplo, no está disponible. La conservación de documentos en una compañía de custodia de documentos asegura que los archivos se encuentren accesibles cuando se requieren, dado que cada documento se codifica y se le sigue dentro de una base de datos de administración de inventarios.
La disponibilidad de un portal seguro para consultar documentación en línea facilita la visualización del inventario externo y la solicitud de los archivos en cualquier instante. Numerosos proveedores incluso brindan la opción de entregar la documentación en persona en las instalaciones del cliente, o de ser escaneada y enviada de forma digital.
La custodia documental también ayuda a proteger la privacidad y la información confidencial de la empresa. Al almacenar y proteger el archivo de documentación, se puede evitar que la información caiga en manos equivocadas, lo que puede resultar en problemas legales y financieros.
Para hacer la custodia documental correctamente, se deben seguir algunos pasos importantes:
¿Qué se realiza durante el proceso de la custodia de documentos?
El procedimiento cuenta con diversos elementos de control y revisión que facilitan la conservación de estrategias definidas para alcanzar los objetivos documentados, entre los aspectos de relevancia se incluyen:
- Almacenamiento y tratamiento.
- Identificación basada en códigos y referencias.
- Condiciones de preservación y protección.
- Sistema e interfaz ideales para asegurar el acceso.
Permite identificar:
- Condición de los archivos.
- Periodos de preservación.
- Conclusión final.
