Con las herramientas digitales actuales, el uso de papel y las aprobaciones manuales han quedado atrás. saber cómo lograr una gestión de documentos eficiente se traduce en agilidad, rapidez y automatización de procesos. Aquí compartimos algunas TIPS claves para lograrlo:
Siendo esta un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta están actividades a continuación se publican los Instrumentos Archivísticos implementados en el Departamento Administrativo de Función Pública, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y demás disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación – AGN.
¿Por qué la Gestión de Documentos Eficiente es una tarea importante para las empresas?
La Gestión de Documentos Eficiente protege el patrimonio informativo de cualquier organización. Sin importar su tamaño o sector, todas las empresas requieren un manejo adecuado de sus documentos por razones legales, para facilitar consultas y optimizar recursos. Esta gestión permite crear una base de datos accesible, ya sea en servidores físicos o en la nube
Características principales de la Gestión Documental Eficiente
Indexación para búsquedas eficientes
Las soluciones de gestión documental permiten indexar y clasificar los documentos empresariales para que sean más fáciles de encontrar. En primer lugar, conoce lo realmente importante para tu empresa.
Flujo de trabajo automático
Determinados plazos o un cambio en el estado de un documento en el sistema de gestión documental también pueden activar flujos de trabajo. Un sistema de gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los gestores y empleados puedan ver cada paso. Los flujos de trabajo que son buenos candidatos para optimizar, son los que suelen contener numerosas tareas y pasos recurrentes que pueden definirse fácilmente.
Capacidades de integración
Puedes sacar aún más provecho de tu software de gestión documental si lo integras con otro que ya utilices, puedes transferir datos de procesamiento de facturas desde el sistema de gestión documental,cualquier otro software de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con los clientes (CRM).
¿Cómo llevar a cabo una Gestión de Documentos Eficiente?
La gestión documental no solo es una herramienta clave para mejorar la eficiencia en las empresas, sino también un aliado fundamental en la protección del medio ambiente. Esto se traduce en agilidad, rapidez y automatización de procesos. Aquí te compartimos algunas estrategias clave:
1. Digitalice sus Documentos Físicos
La digitalización es esencial para una Gestión de documentos eficiente. La transformación digital no solo mejora la accesibilidad, sino que también contribuye a la sostenibilidad al reducir el uso de papel. Para maximizar los beneficios de la gestión de documentos, es crucial contar con herramientas tecnológicas que impulsen la productividad en todo el proceso de digitalización, optimizando el manejo de los documentos y reduciendo tiempos de búsqueda y procesamiento.
2. Implemente un Sistema de Gestión Documental (SGD)
Gestión documental (SGD) permite manejar, almacenar y recuperar documentos de manera organizada y eficiente. Los beneficios son claros: ahorra tiempo en búsquedas, reduce costos de almacenamiento y mejora la seguridad de la información.
3. Defina una Política de Retención de Documentos
Establecer una política clara sobre cuánto tiempo se deben conservar los documentos es crucial. Esto no solo organiza la información, sino que también asegura que solo se mantenga lo necesario, evitando la acumulación innecesaria de datos.
4. Asegure sus Documentos con Medidas de Ciberseguridad
Proteger los datos es fundamental para mantener la confianza del cliente. Implementar herramientas de ciberseguridad ayuda a resguardar la información confidencial contra accesos no autorizados y ciberataques.
5. Capacite a su Personal en la Gestión Documental
La capacitación del personal es clave para garantizar una correcta Gestión de Documentos Eficiente. Asegurarse de que todos los empleados conozcan y sigan los procedimientos adecuados ayuda a mejorar la organización, el acceso y la seguridad de los documentos.
Beneficios de una Gestión de Documentos Eficiente
Una gestión de documentos eficiente transforma la manera en que las empresas manejan su información, proporcionando una serie de beneficios que impactan directamente en la productividad y la rentabilidad. Al implementar un sistema de gestión documental, las organizaciones experimentan un notable ahorro de tiempo, ya que la digitalización permite realizar búsquedas rápidas y precisas, evitando la frustración de perder tiempo en documentos físicos. Además, se logra una reducción significativa de costos al disminuir la necesidad de almacenamiento físico y minimizar el uso de papel, lo que se traduce en un impacto positivo en los gastos operativos.
La seguridad de la información se ve reforzada, ya que los sistemas modernos ofrecen herramientas de encriptación, permisos de acceso y autenticación segura, protegiendo documentos sensibles de accesos no autorizados. La capacidad de acceder a documentos de manera rápida y remota también permite a los equipos trabajar de manera más flexible y efectiva, mejorando la colaboración y la comunicación.
Cuando conocemos detalladamente el ciclo de vida de nuestros documentos podemos identificar facturas que están llegando a su plazo final, contratos que deben renovarse y otros aspectos que, en caso de incumplimiento, generen multas, recargos e, inclusive, demandas judiciales.
Acceder rápidamente a la información de los contratos y otros documentos facilita el cotidiano de los colaboradores pudiendo, de este modo, acelerar los procesos y, por consiguiente, reducir el tiempo destinado a la búsqueda de datos.
Como una buena gestión documental permite controlar el ciclo de vida y la caducidad de los documentos, los profesionales pueden ajustar sus tareas de acuerdo con las demandas más urgentes, evitando así el incumplimiento y las distracciones.
¡Contáctenos ahora!
¡No esperes más para optimizar la gestión documental de tu empresa!
Contáctanos hoy y descubre cómo nuestras soluciones pueden transformar la eficiencia y seguridad de tus procesos.
Contáctenos
