Publicado
Marzo 30, 2024
Categoría
Custodia Documental
Cliente
MINISTERIO DEL TRABAJO
Custodia y Administración de archivo
del Ministerio del Trabajo
01. El desafío y la solución para la custodia y administración de Archivo
La necesidad surgió a raíz de la falta de un espacio adecuado dentro del Ministerio que cumpliera con las regulaciones del Archivo General de la Nación. Este espacio es fundamental para conservar y administrar el acervo documental, el cual es de gran importancia para respaldar la gestión de la Entidad. La documentación almacenada es crucial para proporcionar respuestas a consultas de la ciudadanía, entes de control y entidades adscritas al Ministerio del Trabajo. Además, el archivo a custodiar incluía documentos internos como Historias Laborales y depósitos de Organizaciones Sindicales desde el año 1929.
“Custodia, almacenamiento y administración de 50.000 cajas de archivo”
02. Proceso de trabajo para la Custodia y administración de Archivo
Para abordar el desafío de almacenar y gestionar adecuadamente el acervo documental del Ministerio del Trabajo, se implementaron una serie de pasos debidamente planificados para poder realizar la custodia cumpliendo con la normatividad vigente y las caracteristicas técnicas solicitadas por el cliente.
Este enfoque estructurado y sistemático garantizó la custodia y administración del Archivo de la entidad. La cual pudo satisfacer sus necesidades de almacenamiento documental y asegurar la disponibilidad de información crucial para la gestión de la entidad y las consultas de la ciudadanía.
03. Resultado
- Depósito, custodia y administración de fondos acumulados y documentación del Ministerio del Trabajo, totalizando 8,520 metros lineales, aproximadamente 50.000 cajas de archivo, además de gestionar transferencias primarias y crecimiento del archivo.
- Recolectar y transportar documentación a solicitud del Ministerio del Trabajo, estableciendo un cronograma que incluya validación de inventarios, transporte y disposición en bodega.
- Asegurar que el espacio físico cumpla con los requisitos técnicos y ambientales establecidos por el Archivo General de la Nación y otras regulaciones pertinentes.
- Almacenar, custodiar y depositar documentos en un espacio integral, identificando ubicaciones según normativas vigentes.
- Suministrar estanterías fijas adecuadas para los volúmenes requeridos, cumpliendo con condiciones ambientales y de seguridad.
- Garantizar la seguridad y protección de los documentos mediante medidas apropiadas.
