Dentro de la gestión documental, los instrumentos archivísticos en la gestión documental tienen una función esencial. Estas herramientas permiten estructurar, describir y controlar los documentos de manera organizada y eficiente. Su finalidad principal es facilitar el acceso a la información, así como asegurar la conservación y protección de los documentos a lo largo del tiempo.
Relevancia de los instrumentos archivísticos en la gestión documental
Los instrumentos archivísticos en la gestión documental son piezas clave dentro del proceso de organización documental. Su correcta aplicación genera múltiples ventajas tanto a nivel organizacional como en términos de conservación y disponibilidad de los documentos.
Por un lado, estos instrumentos ayudan a organizar de forma estructurada los documentos. A través de herramientas como catálogos, guías e inventarios, se pueden establecer sistemas de clasificación coherentes, lo que facilita la recuperación rápida y efectiva de la información. Asimismo, permiten identificar documentos valiosos o prioritarios, optimizando el uso de los recursos disponibles.
También son fundamentales para la conservación documental. Un sistema de seguimiento adecuado garantiza que los documentos se mantengan en condiciones apropiadas, reduciendo el riesgo de deterioro o pérdida. Además, proporcionan mecanismos para regular el acceso a la información, lo que incrementa la seguridad y evita fugas de datos.
En cuanto al acceso a los contenidos, los instrumentos archivísticos en la gestión documental permiten localizar información mediante índices, bases de datos o repertorios. De esta manera, se pueden realizar búsquedas más precisas y obtener respuestas más completas, aprovechando al máximo la riqueza informativa de los archivos.
Los 8 instrumentos archivísticos que no pueden faltar
En Colombia, la gestión documental contempla diferentes tipos de instrumentos que contribuyen a la organización adecuada del acervo documental. A continuación, se describen los más relevantes, todos ellos parte fundamental de los instrumentos archivísticos en la gestión documental.
1. Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
Este instrumento establece la estructura jerárquica que deben seguir todos los documentos producidos por entidades del sector público. Dicha jerarquía incluye series y subseries documentales codificadas, organizadas según las funciones de la dependencia o unidad que genera la documentación.
2. Tabla de Retención Documental (TRD)
Se refiere al periodo durante el cual un documento debe ser conservado. Define pautas específicas para su conservación y proporciona criterios para valorar la importancia de cada grupo documental, lo que permite establecer su permanencia o eliminación.
3. Programa de Gestión Documental (PGD)
Consiste en una herramienta estratégica que orienta la planificación de los procesos y servicios archivísticos en el corto, mediano y largo plazo. Su propósito es asegurar la disponibilidad, integridad y fiabilidad de los documentos, que son fuente de conocimiento e historia institucional. Además, permite implementar políticas, proyectos y programas de gestión documental.
4. Plan Institucional de Archivos (PINAR)
Este plan sirve para organizar y planificar las actividades archivísticas, con el fin de definir los elementos claves en la formulación de la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión Documental, en concordancia con las disposiciones del Archivo General de la Nación (AGN).
5. Formato Único de Inventario Documental (FUID)
A través de este formato se posibilita la recuperación clara y efectiva de la información. Se detallan con precisión las series documentales o temáticas contenidas en un fondo documental determinado, facilitando su identificación.
6. Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
Este modelo establece los lineamientos que deben observarse en todas las herramientas tecnológicas utilizadas para ejecutar funciones relacionadas con la administración de documentos en organizaciones colombianas.
7. Banco Terminológico de Tipos, Series y Subseries Documentales (BANTER)
Tiene como objetivo estandarizar la terminología utilizada para nombrar series y subseries documentales, según las funciones de la administración pública. Este instrumento también contribuye a la valoración documental y a la elaboración adecuada de las Tablas de Retención Documental.
8. Tabla de Control de Acceso (TCA)
Es una herramienta de referencia que indica qué grupos documentales están disponibles para consulta por parte de usuarios internos o externos, facilitando el control y acceso a la información. Todos estos forman parte de los instrumentos archivísticos en la gestión documental usados a nivel institucional.
Normativa archivística y su relación con los instrumentos de descripción
La normativa archivística está conformada por un conjunto de disposiciones legales, lineamientos y reglamentos que regulan la gestión documental. Estas normas definen los parámetros técnicos y metodológicos que deben seguirse en la creación y utilización de los instrumentos archivísticos en la gestión documental, incluyendo los instrumentos de descripción documental.
Influencia normativa en la elaboración de instrumentos de descripción
Las normas archivísticas influyen directamente en el desarrollo de los instrumentos de descripción documental, ya que establecen criterios precisos para su elaboración. Entre estas, destaca la ISAD(G), la Norma Internacional General de Descripción Archivística, ampliamente aceptada en el ámbito internacional. Esta norma define elementos, niveles de descripción y relaciones necesarias entre los componentes documentales.
A nivel nacional, cada país puede adaptar estas directrices internacionales a su realidad y contexto. Así, surgen normativas complementarias que responden a necesidades específicas sin contradecir las bases internacionales.
Es relevante señalar que la normativa no solo regula aspectos técnicos, sino que también promueve principios éticos y de gobernanza documental, tales como la imparcialidad, la transparencia y la confidencialidad.
Uso de instrumentos de descripción como soporte del cumplimiento normativo
Los instrumentos de descripción también tienen la función de respaldar el cumplimiento de las exigencias establecidas en las normativas archivísticas. Su existencia y aplicación adecuada sirven como evidencia de que se están respetando los estándares definidos, lo que aporta calidad y confiabilidad a los sistemas de gestión documental. De esta forma, se refuerza el papel de los instrumentos archivísticos en la gestión documental como garantes del cumplimiento normativo.
Cada institución debe adaptar estos instrumentos a su propia realidad institucional, siempre alineándose con las normativas vigentes. Asimismo, es recomendable mantenerse al día con los cambios normativos para garantizar una gestión documental actualizada y eficaz.
Etapas para la creación de instrumentos archivísticos
La construcción de instrumentos archivísticos en la gestión documental es un proceso estructurado que implica varias fases: el análisis documental, el diseño y elaboración de los instrumentos, y finalmente su puesta en marcha y administración.
Análisis documental previo
Antes de diseñar cualquier instrumento, se debe realizar una evaluación minuciosa de la documentación existente. Este estudio permite identificar los distintos tipos de documentos, su estado, su nivel de importancia y otras características relevantes.
Para realizar este análisis, pueden aplicarse distintas metodologías: revisión documental directa, entrevistas con encargados de archivo, uso de programas de análisis de metadatos, entre otros.
Diseño y formulación de los instrumentos archivísticos
Tras el análisis, se procede a desarrollar los instrumentos archivísticos en la gestión documental. En esta fase se diseñan sistemas de clasificación, se definen elementos descriptivos y se elaboran las tablas de valoración documental que indicarán qué conservar, por cuánto tiempo y cómo tratar cada documento.
Estas tablas son claves para determinar la permanencia, eliminación o transferencia de documentos a otras entidades.
Aplicación y administración de los instrumentos archivísticos
Una vez que los instrumentos han sido diseñados, se implementan en la institución. Este paso incluye la capacitación del personal, así como la creación de manuales que guíen su correcta aplicación.
La implementación debe integrarse de forma armónica con los procesos existentes, lo que exige establecer políticas claras, asignar responsabilidades y definir procedimientos específicos para su uso.
Por último, es crucial realizar un seguimiento continuo, mediante auditorías o revisiones periódicas, con el fin de evaluar la eficacia de los instrumentos archivísticos en la gestión documental y efectuar ajustes o mejoras que los mantengan actualizados y operativos.
