La organización de documentos es una tarea esencial en cualquier entidad, ya sea pública o privada. Contar con herramientas que ayuden a mantener el orden, la trazabilidad y el control de la información permite que los procesos funcionen con mayor eficiencia. En este contexto, uno de los instrumentos más importantes es el Formato Unico de Inventario Documental – FUID. A lo largo de este artículo se explicará qué es el FUID, para qué sirve, quién lo debe aplicar, qué beneficios ofrece y por qué se ha convertido en una pieza clave dentro de una adecuada gestión documental.
¿Qué es el FUID?
El FUID, sigla de Formato Único de Inventario Documental, es un formato utilizado para describir y registrar de manera detallada los documentos que una organización ha producido o recibido. Su principal objetivo es permitir el control, organización y administración eficiente de los archivos durante todo su ciclo de vida, desde que son creados hasta que se conservan o eliminan según corresponda.
Este formulario está estructurado para que las entidades tengan una visión clara de lo que tienen en sus archivos, permitiendo tomar decisiones más acertadas sobre su conservación, disposición o transferencia.
¿Para qué sirve el FUID?
El FUID – Formato Único de Inventario Documental cumple varias funciones que lo hacen indispensable dentro de una estrategia de gestión documental. Entre sus principales usos se destacan:
- Registrar los documentos existentes: Permite saber qué documentos hay, a qué periodo corresponden, en qué estado se encuentran y cuál es su soporte (físico o digital).
- Organizar los archivos: Ayuda a clasificar los documentos por series y subseries, lo que facilita su ubicación y consulta.
- Apoyar la toma de decisiones: Con un inventario claro, se puede saber cuáles documentos deben conservarse, cuáles pueden eliminarse y cuáles deben transferirse a un archivo central o histórico.
- Cumplir con la normativa: En Colombia, por ejemplo, el FUID es un instrumento exigido por el Archivo General de la Nación, especialmente cuando se van a realizar procesos de eliminación o transferencia documental tal como lo establece el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.
- Facilitar auditorías y control interno: Al contar con un inventario completo, es más sencillo responder a requerimientos internos o externos sobre la documentación institucional.
¿Quién debe elaborar el FUID?
El FUID puede ser elaborado por cualquier entidad que maneje información documental, sin importar su tamaño o naturaleza. Sin embargo, en muchos casos es desarrollado por los responsables de archivo, personal de gestión documental o equipos que lideran procesos de organización de información.
Su uso es obligatorio para entidades públicas en Colombia, pero también puede ser implementado voluntariamente por empresas privadas interesadas en fortalecer sus procesos internos, mejorar la trazabilidad de la información y evitar la acumulación desordenada de documentos.
¿Qué información contiene el FUID?
El Formato Único de Inventario Documental – FUID incluye diferentes campos que permiten describir de manera precisa cada conjunto documental. Entre los datos que normalmente se registran se encuentran:
- Nombre de la serie o subserie documental: Identifica el tipo de documentos (ej. contratos, actas, facturas, etc.).
- Fechas extremas: Indica desde cuándo hasta cuándo fueron producidos los documentos.
- Número de unidades documentales: Cuántas carpetas, cajas o archivos existen.
- Soporte documental: Si los documentos están en papel, formato digital, audiovisual u otro.
- Estado de conservación: Permite saber si los documentos están en buen estado o requieren intervención.
- Ubicación física o digital: Dónde se encuentran almacenados.
Toda esta información se organiza de manera estandarizada para facilitar su análisis y futura gestión.
Beneficios del FUID para las organizaciones
Contar con un FUID bien elaborado genera múltiples beneficios, tanto a nivel operativo como estratégico:
1. Optimiza el espacio físico y digital
Al tener claridad sobre la documentación, es posible liberar espacio eliminado lo que ya no se necesita o transfiriendo documentos a otras dependencias.
2. Mejora la eficiencia en la búsqueda de información
La organización adecuada reduce el tiempo que se invierte en localizar documentos, lo que se traduce en mayor productividad.
3. Fortalece la transparencia y el control interno
Un inventario claro permite tener una trazabilidad de los documentos, saber quién los creó, dónde están y cómo se han gestionado.
4. Contribuye a la preservación del patrimonio documental
Permite identificar documentos de valor histórico o legal que deben conservarse a largo plazo.
5. Facilita la digitalización y automatización
Tener los documentos organizados es el primer paso para emprender procesos de digitalización de forma ordenada y efectiva.
¿Por qué es importante hablar del FUID hoy?
En la actualidad, con el crecimiento acelerado de la tecnología y el aumento constante de la información, contar con sistemas de gestión documental eficientes ya no es opcional, sino una necesidad. El FUID, como herramienta de control y organización, continúa siendo vigente y se adapta muy bien a los avances tecnológicos.
Por ejemplo, si una organización planea implementar un software de gestión documental o iniciar un proceso de transformación digital, comenzar por la construcción del FUID puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso del proyecto.
Además, en un contexto donde la protección de datos y la transparencia institucional son prioridades, el FUID se convierte en un soporte esencial para demostrar una gestión documental responsable, organizada y bien implementada.
¿Cómo empezar a implementar el FUID?
Si una organización aún no ha elaborado su Formato Único de Inventario Documental – FUID, el primer paso es realizar un diagnóstico detallado del estado actual de su archivo. Este análisis inicial permite identificar qué tipo de documentos existen, a qué áreas o procesos pertenecen, en qué formato se encuentran (físico o digital), cuál es su estado de conservación, cuántos volúmenes hay y cómo se han venido gestionando hasta el momento.
Este diagnóstico debe ir acompañado de una revisión de las tablas de retención documental, si ya existen, o de la construcción de las mismas si aún no han sido definidas. Estas tablas son fundamentales, ya que permiten clasificar correctamente la información según las series y subseries documentales establecidas para cada entidad. Para conocer más sobre su importancia y cómo elaborarlas, puede consultar este artículo sobre tablas de retención documental.
Con esta información consolidada, se pueden comenzar a diligenciar los campos del FUID, siguiendo el formato oficial, que puede ser completado de forma física o digital, según la infraestructura disponible. Es importante que este proceso se realice con rigurosidad, ya que los datos consignados servirán como base para la toma de decisiones futuras en relación con la conservación, eliminación o transferencia de documentos.
En muchos casos, especialmente cuando el archivo presenta un alto volumen de información o no ha sido gestionado adecuadamente durante años, es recomendable contar con el acompañamiento de profesionales en archivística o de empresas especializadas en organización documental. Estos aliados no solo facilitan el proceso técnico, sino que también garantizan el cumplimiento de la normatividad vigente y la adopción de buenas prácticas archivísticas.
Implementar el FUID no es solo una tarea administrativa, sino una oportunidad estratégica para que las organizaciones tomen el control de su información, optimicen recursos y faciliten sus procesos. El FUID es mucho más que un simple formulario: es una herramienta clave que permite ordenar los archivos, cumplir con la normativa vigente y prepararse adecuadamente para los retos que impone la transformación digital en el ámbito documental.
👉Adoptar buenas prácticas de gestión documental, como la elaboración del FUID, es un paso clave hacia una administración más ordenada, transparente y eficiente de los archivos.
En POTECH INGENIERIA acompañamos a entidades públicas y privadas en la elaboración del FUID, organización de archivos y digitalización documental.
