¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental se refiere al conjunto de procedimientos y medidas destinados a producir, almacenar y recuperar cualquier tipo de información, independientemente de su formato. Esto incluye tanto datos estructurados como no estructurados, que son elementos clave dentro del flujo de información, cuya integridad debe ser protegida. Esta administración facilita una mejor gestión y utilización de la información que toda organización necesita para su operativa diaria, especialmente cuando se trata de archivos híbridos, los cuales combinan datos en formatos tanto físicos como digitales.
¿Qué es la gestión documental híbrida?
La información sigue siendo el recurso más valioso en las organizaciones y, a pesar de ello, no siempre se le otorga el reconocimiento necesario. Las decisiones estratégicas que definen el rumbo de las empresas se toman a partir de la información, por lo que es crucial disponer de una única fuente confiable.
Es por esta razón que la necesidad de implementar soluciones de gestión documental se ha intensificado, buscando promover un mayor uso y aprovechamiento de la información. Solo a través de estas soluciones se puede gestionar adecuadamente la recepción y administración de datos estructurados, semiestructurados y no estructurados.
Al afrontar la complejidad de gestionar información en un entorno de oficina híbrida, donde se combinan datos en papel y digitales, la administración de archivos híbridos se vuelve clave. En este contexto, encontramos:
- Documentos digitales: Cuando se ha llevado a cabo una digitalización certificada, el documento digital se transforma en el original, llegando incluso a destruir el soporte papel en ciertas situaciones. Si no se certifica la digitalización, este tipo de documentos perderá su validez legal y solo será útil para el uso interno.
- Documentos analógicos: Por regla, se consideran los originales que la legislación en numerosos sectores exige guardar por largos lapsos de tiempo.
Desde la administración de archivos hasta la gestión de la información, observamos que la hibridación del entorno afecta tanto la gestión documental como los espacios de trabajo. Por ello, es necesario contar con una estrategia, métodos y recursos adecuados para gestionar la información a lo largo de su ciclo de vida (recolección, procesamiento, acceso, gestión, medición, almacenamiento, integración, conservación, preservación y distribución).
La transformación digital de la gestión de archivos híbridos es un aspecto crucial para el éxito de esta transformación en los lugares de trabajo. Los beneficios de implementar esta tecnología se hacen evidentes rápidamente. Entre los más destacados se encuentran:
¿Cómo gestionarán las oficinas híbridas sus datos?
Los líderes de negocios visionarios están utilizando inteligencia artificial (IA) y computación cognitiva para transformar la manera en que se almacenan, archivan, procesan y extraen datos.
A diferencia de los sistemas tradicionales de procesamiento de datos, que siguen lógicas estáticas, los algoritmos de IA mejoran conforme analizan más datos, permitiendo identificar tendencias y patrones, así como proporcionar proyecciones útiles para la administración de archivos híbridos.
1. Clasificación y procesamiento automático de documentos
Aunque la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) ayuda a identificar el texto, la IA supera esta capacidad al leer y clasificar la información contenida en los archivos híbridos. Posteriormente, los procesos laborales se automatizan en función de dicha clasificación, logrando una velocidad mucho mayor que la de un ser humano.
2. Extracción de datos
Un sistema de gestión documental basado en IA puede extraer datos con un nivel de precisión sin precedentes, lo cual es vital en un entorno de trabajo donde la colaboración en línea y el intercambio de archivos híbridos genera una cantidad creciente de información.
3. Agrupación de documentos
La IA también puede agrupar archivos híbridos por temas sin una clasificación previa, ayudando a las organizaciones a comprender mejor la relación entre documentos y a hacer conexiones y deducciones que de otra manera podrían pasar desapercibidas.
4. Seguridad avanzada de documentos
En el entorno híbrido, proteger los datos es uno de los principales desafíos. Los sistemas de gestión de archivos híbridos impulsados por IA pueden mejorar la seguridad al identificar y clasificar documentos con datos sensibles, evitando que se almacenen en lugares no seguros antes de su procesamiento.
5. Análisis de datos
Una de las funcionalidades más fascinantes de la IA en la gestión de archivos híbridos es su capacidad para realizar análisis avanzados y generar valor a partir de los datos recolectados. Plataformas cognitivas como servicio (PaaS) elevan la gestión documental al permitir el uso de métodos como el aprendizaje automático y el análisis predictivo para tomar decisiones informadas y mejorar los procesos de negocio.
Beneficiar al máximo la colaboración
La pandemia ha dejado claro que las organizaciones que no disponen de sistemas eficientes de gestión documental sufren un mayor impacto. La necesidad de acceder a información desde cualquier ubicación, como la casa, y contar con las herramientas necesarias para colaborar eficazmente en toda la organización es más crítica que nunca. Es hora de romper los silos de información.
Una solución adecuada para la administración de archivos híbridos aborda el desafío de la colaboración desde tres perspectivas:
Entre empleados y departamentos: Los sistemas de gestión documental permiten que los trabajadores colaboren en un mismo documento simultáneamente, sin importar su ubicación.
Con clientes y proveedores: Los sistemas de gestión de archivos híbridos permiten un intercambio seguro de datos y documentos con clientes y proveedores, facilitando la cooperación sin recurrir a métodos menos seguros, como el correo electrónico.
Dentro de los sistemas organizacionales: La solución de gestión documental se integra de manera fluida con otros sistemas y aplicaciones empresariales, proporcionando una visión integral de la información y promoviendo la cooperación interdepartamental.
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