Qué es la trazabilidad documental
Hoy en día, la trazabilidad documental y los flujos de colaboración en las organizaciones son habituales y un único documento atraviesa múltiples departamentos desde su elaboración hasta su almacenamiento para futuras consultas. Solo durante el proceso de creación, donde frecuentemente intervienen diversas personas, es vital identificar cuál es la versión más reciente del documento y mantener un estricto seguimiento de las modificaciones en él.
La trazabilidad documental soluciona este problema, estableciendo la ubicación de los documentos en cada instante e identificando a cualquier individuo que se relacione con ellos, ya sea consultándolos, alterándolos o efectuando cualquier otra acción (copias, envíos, etc.). Por lo tanto, los elementos clave que se consideran para conseguir una adecuada trazabilidad documental son:
1. La trazabilidad documental como eje central
La trazabilidad documental hace referencia a la habilidad de seguir la trayectoria que ha seguido el auditor, desde el comienzo de la auditoría hasta su finalización. Esto implica que cualquier otro auditor, regulador o interesado debería tener la habilidad de seguir los procedimientos establecidos y alcanzar la misma conclusión, basándose solamente en la documentación entregada.
Beneficios de la trazabilidad:
- Comprensión clara del proceso: permite a los revisores entender cómo se llevó a cabo la auditoría y qué factores influenciaron las decisiones tomadas.
- Reproducibilidad: garantiza que si otro auditor siguiera el mismo camino llegaría a conclusiones similares.
- Transparencia: refuerza la confianza en el proceso de auditoría, mostrando que no hay “secretos” o “atajos” en el trabajo realizado.
2. Referenciación: el mapa de la documentación
Por otro lado, la referenciación implica conectar específicamente los datos, evidencias y conclusiones con sus fuentes originales o con otros documentos de trabajo pertinentes. Es, fundamentalmente, ofrecer un “mapa” que ilustra de dónde surge cada elemento de información y cómo se vincula con el conjunto total.
Beneficios de la trazabilidad:
- Comprobación rápida: facilita una revisión más eficaz, dado que los revisores tienen la posibilidad de seguir y corroborar rápidamente las fuentes de información.
- Consistencia: garantiza que los datos empleados son coherentes y congruentes con otros datos o evidencias.
- Evita duplicaciones: contribuye a asegurar que no se repitan exámenes o análisis y que se hayan tratado todas las áreas fundamentales.
3. Enfrentando revisiones y disputas
La auténtica importancia de la trazabilidad documental y referencias apropiadas se manifiesta especialmente cuando la auditoría es objeto de revisiones o se encuentra con conflictos.
Beneficios de la trazabilidad:
Defensa sólida: los documentos funcionan como una defensa, evidenciando que la labor se llevó a cabo de forma meticulosa y fundamentada en pruebas robustas.
Resolución eficiente: los conflictos o preocupaciones pueden solucionarse con mayor rapidez cuando se cuenta con una “ruta” definida a seguir.
Credibilidad: ante terceros o entidades reguladoras, una documentación correctamente citada fortalece el estatus y la confiabilidad del auditor.
El registro de pruebas de auditoría no es meramente una exigencia, sino un instrumento esencial que muestra la integridad, la profesionalidad y la rigurosidad del trabajo de auditoría. La trazabilidad documental, la rastreabilidad y la referenciación son atributos fundamentales que posibilitan a los auditores “recurrir en el tiempo”, asegurando que su labor pueda ser entendida, replicada y respaldada, incluso años después de su ejecución. En un mundo en el que la confianza en los informes financieros es crucial, estas prácticas no solo son aconsejables, sino indispensables.
Importancia de la gestión de documentos para una trazabilidad documental eficaz
En realidad, al hablar de la gestión de la trazabilidad documental, inevitablemente nos referimos a la administración documental, ya que sin estas soluciones y los procesos que conlleva difícilmente se puede llevar a cabo esta supervisión de la información. En resumen, la trazabilidad es el resultado de una organización metódica que realiza una adecuada administración de documentos, mediante la que se normalizan los procesos y, gracias a las tecnologías emergentes (RPA, IA…), se automatizan, incrementando de esta manera la eficiencia en las operaciones.
Un sistema de gestión de documental promueve y, simultáneamente, utiliza la trazabilidad documental para mejorar la calidad de los procesos empresariales. Esto se debe a que permite la configuración de alertas proactivas para, por ejemplo, evitar que se expiren ciertos tiempos en los que un documento debía seguir un proceso. El riesgo de error se reduce a través de la combinación de la administración documental y el control de la rastreabilidad de la información.
Herramientas necesarias para una trazabilidad documental efectiva
Tras entender el concepto, comprender que su negligencia impacta en el crecimiento de la empresa y, por ende, comprender su relevancia, resulta interesante que exploremos los métodos para gestionar la trazabilidad documental siguiendo un camino mucho más eficiente y enfocado en la protección de los datos sigilosos.
En realidad, algunas de las herramientas más significativas para este objetivo incluyen:
Por qué elegir los servicios de gestión de documentos de Protech Ingenieria
La trazabilidad es un medio, no un objetivo y, como se ha observado a lo largo del artículo, se ubica dentro de una estrategia más extensa de administración de documentos. La implementación de una solución para estas características no es un procedimiento único ni estándar, sino que demanda una personalización que se ajuste a las particularidades específicas de cada empresa.
